Lexikon
Nebenkostenabrechnung – einfach erklärt
Die Nebenkostenabrechnung ist die jährliche Abrechnung des Vermieters über die Betriebskosten, die der Mieter laut Mietvertrag trägt. Sie stellt die tatsächlichen Kosten den Vorauszahlungen gegenüber. Sie muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein.
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- Zertifizierter Verwalter § 26a WEG
- Mitglied im VDIV NRW
Kurz gesagtDie Nebenkostenabrechnung rechnet die Betriebskosten-Vorauszahlungen des Mieters jährlich ab; sie muss binnen zwölf Monaten nach Abrechnungsende zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Was steht in der Nebenkostenabrechnung?
Es ist November. Die Abrechnung für das Vorjahr ist noch nicht raus. Ihr Mieter fragt nach. Und Sie merken: Die Zeit wird knapp. Wer die Frist verpasst, verliert jede Nachzahlung.
Eine korrekte Nebenkostenabrechnung enthält mindestens:
- den Abrechnungszeitraum (zwölf Monate),
- die Gesamtkosten je Kostenart,
- den Verteilerschlüssel und seine Erklärung,
- den Anteil des Mieters,
- die geleisteten Vorauszahlungen,
- das Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben.
Welche Kosten hineindürfen, steht unter Betriebskosten.
Rechtsgrundlage: § 556 BGB
Nach § 556 Abs. 3 BGB rechnet der Vermieter jährlich ab. Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, außer der Vermieter kann nichts für die Verspätung. Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate Zeit für Einwände. Heizkosten müssen nach der Heizkostenverordnung verteilt werden.
Beispiel
Beispiel: Ein Mieter in Gelsenkirchen-Buer zahlt 150 € Betriebskosten im Monat, also 1.800 € im Jahr. Sein Anteil an den tatsächlichen Kosten beträgt 2.050 €. Die Nachzahlung liegt bei 250 €. Abgerechnet wird das Kalenderjahr. Die Abrechnung muss bis zum 31. Dezember des Folgejahres beim Mieter sein.
Typische Fehler
- Frist verpasst: Nachzahlung weg. Mehr unter Nebenkostenabrechnung: Fristen für Vermieter.
- Verwaltungskosten umgelegt: Die Kosten der Hausverwaltung sind keine Betriebskosten.
- Hausgeld 1:1 übernommen: Bei vermieteten Eigentumswohnungen ist nur ein Teil des Hausgelds umlagefähig.
- CO2-Aufteilung fehlt: Dann darf der Mieter die Heizkosten kürzen.
- Kein Zugangsnachweis: Sie müssen beweisen, dass die Abrechnung rechtzeitig ankam.
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Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Wird das Kalenderjahr abgerechnet, ist der 31. Dezember des Folgejahres der letzte Tag. Danach kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen.
Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt?
Der Vermieter verliert den Anspruch auf eine Nachzahlung. Ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen. Ausnahme: Er hat die Verspätung nicht zu vertreten, etwa weil der WEG-Verwalter die Jahresabrechnung trotz Mahnung nicht geliefert hat.
Welche Kosten dürfen nicht in die Nebenkostenabrechnung?
Verwaltungskosten, Reparaturen, Instandhaltung und Bankgebühren. Auch die Zuführung zur Erhaltungsrücklage einer WEG gehört nicht hinein. Erlaubt sind nur Betriebskosten nach § 2 BetrKV, die im Mietvertrag vereinbart sind.
Wie lange hat der Mieter Zeit für Einwände?
Zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung. Danach kann er Fehler grundsätzlich nicht mehr geltend machen. Er darf vorher die Belege einsehen.
Ist Nebenkostenabrechnung dasselbe wie Betriebskostenabrechnung?
Im Alltag ja. Das Gesetz spricht von Betriebskosten. Gemeint ist in beiden Fällen die jährliche Abrechnung der umlagefähigen Kosten zwischen Vermieter und Mieter.
Wie wird die Nebenkostenabrechnung bei einer Eigentumswohnung erstellt?
Grundlage ist die Jahresabrechnung der WEG. Der Vermieter übernimmt daraus nur die umlagefähigen Betriebskosten. Er rechnet sie nach dem Schlüssel aus seinem Mietvertrag um.
Fazit
Die Nebenkostenabrechnung holt Ihr Geld für die Betriebskosten zurück. Sie muss vollständig, richtig verteilt und pünktlich sein. Die Zwölf-Monats-Frist ist hart. Wer sie verpasst, zahlt die Nachforderung selbst.
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