Ratgeber
Umlagefähige Betriebskosten – was darf rein?
Umlagefähig sind nur die laufenden Kosten aus dem Katalog des § 2 Betriebskostenverordnung – und nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht. Verwaltungskosten, Reparaturen und Rücklagen gehören nie in die Nebenkostenabrechnung. Wer hier Fehler macht, zahlt drauf oder verliert Streit mit dem Mieter.
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- Zertifizierter Verwalter § 26a WEG
- Mitglied im VDIV NRW
Kurz gesagtUmlagefähig sind die 17 Kostenarten aus § 2 BetrKV wie Grundsteuer, Wasser, Heizung und Müll, wenn der Mietvertrag es vereinbart; Verwaltung und Reparaturen bleiben beim Vermieter.
Der Mieter will die Belege sehen
Die Abrechnung ist raus. Zwei Wochen später kommt ein Brief: „Ich bitte um Belegeinsicht. Die Position Hauswart erscheint mir zu hoch.“ Jetzt sitzen Sie mit der Rechnung des Hausmeisters da. Und merken: Da sind auch Reparaturen drin.
Genau hier passieren die meisten Fehler. Nur umlagefähige Betriebskosten darf der Mieter zahlen. Nicht alles, was ein Haus kostet, darf der Mieter zahlen. Das Gesetz zieht eine klare Linie. Wer umlagefähige Betriebskosten sauber trennt, rechnet sicher ab – und spart sich Ärger.
Zwei Voraussetzungen für die Umlage
- Vereinbarung im Mietvertrag: Ohne Vereinbarung gilt die Miete als Inklusivmiete (§ 556 Abs. 1 BGB). Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung reicht dabei aus.
- Kostenart im Katalog: Umlagefähig sind nur die Positionen aus § 2 BetrKV. Sie sind abschließend aufgezählt.
Und: Es gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot (§ 556 Abs. 3 Satz 1 Halbsatz 2 BGB). Sie dürfen nur Kosten umlegen, die bei vernünftiger Bewirtschaftung entstehen. Ein überteuerter Hausmeistervertrag kann darum zum Teil auf Ihnen hängen bleiben.
Die 17 umlagefähigen Betriebskosten
Der Katalog des § 2 BetrKV:
- Grundsteuer – in Gelsenkirchen mit aktuell 980 % Hebesatz eine größere Position.
- Wasserversorgung – Wasser, Zählermiete, Eichkosten.
- Entwässerung – Schmutz- und Niederschlagswasser.
- Heizung – Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung, Messdienst.
- Warmwasser.
- Verbundene Heiz- und Warmwasseranlagen.
- Aufzug – Strom, Wartung, Prüfung.
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung.
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung.
- Gartenpflege.
- Beleuchtung – Allgemeinstrom für Flur, Keller, Außenlicht.
- Schornsteinreinigung.
- Sach- und Haftpflichtversicherung – Gebäude, Haftpflicht, Glas, Elementar.
- Hauswart – nur die laufende Betreuung, nicht Reparatur oder Verwaltung.
- Gemeinschaftsantenne oder Breitbandnetz.
- Einrichtungen für die Wäschepflege.
- Sonstige Betriebskosten – nur, wenn sie im Mietvertrag einzeln genannt sind. Beispiele: Wartung von Rauchwarnmeldern, Dachrinnenreinigung, Prüfung von Feuerlöschern.
Achtung bei Kabelfernsehen: Seit dem Wegfall des Nebenkostenprivilegs dürfen Sie Kabel-TV-Gebühren nicht mehr über die Betriebskosten abrechnen.
Was nie umlagefähig ist
Diese Kosten trägt immer der Vermieter (§ 1 Abs. 2 BetrKV):
- Verwaltungskosten – auch die Gebühr Ihrer Hausverwaltung oder Mietverwaltung, Kontoführung, Porto.
- Instandhaltung und Instandsetzung – Reparaturen, Austausch defekter Teile, Malerarbeiten im Treppenhaus.
- Erhaltungsrücklage bei Eigentumswohnungen.
- Leerstandskosten – der Anteil leerer Wohnungen bleibt bei Ihnen.
- Einmalige Kosten wie die erste Anschaffung von Mülltonnen oder ein Baumgutachten ohne laufenden Anlass.
Die Kosten einer Mietverwaltung sind also nicht umlagefähig. Sie sind aber als Werbungskosten steuerlich absetzbar. Mehr im Ratgeber Hausverwaltung steuerlich absetzen.
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Ein Hausmeister macht vieles: Treppenhaus reinigen, Rasen mähen, Winterdienst, aber auch kleine Reparaturen und Termine mit Handwerkern. Nur die laufende Betreuung ist umlagefähig.
Beispiel: Der Hausmeister kostet 3.000 € im Jahr. Laut Leistungsnachweis entfallen 20 % auf Reparaturen und Verwaltung. Umlagefähig sind dann 2.400 €. Die 600 € tragen Sie.
Lassen Sie sich darum immer eine Aufschlüsselung geben. GOTTSCHLING Immobilien hat einen eigenen Hausmeisterservice. Das erleichtert die saubere Trennung der Kosten.
Auch der Winterdienst ist umlagefähig. In Gelsenkirchen müssen Eigentümer laut Straßenreinigungssatzung Gehwege räumen und streuen. Wer das abgibt, rechnet es über Hauswart oder Straßenreinigung ab. Mehr unter Winterdienst in Gelsenkirchen.
Gelsenkirchener Besonderheiten
Einige Positionen sind in Gelsenkirchen besonders zu beachten:
- Grundsteuer: Der einheitliche Hebesatz für die Grundsteuer B liegt aktuell bei 980 %. Für Wohngrundstücke ist das ein deutlicher Anstieg. Prüfen Sie Ihre Vorauszahlungen.
- Abwasser: Gebühren für Schmutz- und Niederschlagswasser kommen von GELSENKANAL.
- Müll und Straßenreinigung: GELSENDIENSTE rechnet nach Behältervolumen und Frontmetern ab.
- Wasser: Trinkwasser liefert GELSENWASSER.
Alle Gebühren im Überblick finden Sie im Ratgeber Betriebskosten in Gelsenkirchen: Wasser, Müll, Abwasser.
Richtig verteilen und pünktlich abrechnen
Wenn klar ist, was umlagefähig ist, kommt die Verteilung. Ohne Vereinbarung gilt die Wohnfläche als Maßstab (§ 556a BGB). Verbrauchsabhängige Kosten wie Heizung und Warmwasser rechnen Sie nach Verbrauch ab. Die CO2-Kosten der Heizung teilen Sie zusätzlich nach Stufenmodell auf – siehe CO2-Kosten aufteilen.
Und vergessen Sie die Frist nicht: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Details im Ratgeber Nebenkostenabrechnung: Fristen für Vermieter. Kurz erklärt finden Sie alles auch im Lexikon zu Betriebskosten.
Wer die Arbeit abgeben will: Die Nebenkostenabrechnung durch GOTTSCHLING Immobilien ist Teil der Mietverwaltung. Ihren Preis berechnen Sie sofort im Preisrechner: ab 24 € netto je Einheit im Monat.
4,8★★★★★Sehr gut bei ProvenExpertüber 300 Bewertungen · 100 % Empfehlungen · Freundlichkeit 4,97Häufige Fragen
Welche Betriebskosten sind umlagefähig?
Umlagefähig sind die 17 Kostenarten aus § 2 Betriebskostenverordnung. Dazu gehören Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Müll, Straßenreinigung, Gebäudereinigung, Garten, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger, Versicherungen, Hauswart, Antenne und Wäschepflege. Sonstige Kosten nur bei ausdrücklicher Vereinbarung im Mietvertrag.
Sind die Kosten der Hausverwaltung umlagefähig?
Nein. Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV keine Betriebskosten. Das gilt für die Mietverwaltung genauso wie für die Kontoführung. Bei vermieteten Eigentumswohnungen ist auch der Verwalteranteil im Hausgeld nicht umlagefähig. Steuerlich können Sie die Kosten aber als Werbungskosten absetzen.
Darf ich Reparaturen auf den Mieter umlegen?
Nein. Reparaturen und Instandsetzungen sind keine Betriebskosten. Auch eine Kleinreparaturklausel im Mietvertrag ändert daran nichts, sie regelt nur eine direkte Zahlung durch den Mieter bis zu einer Höchstgrenze. In der Nebenkostenabrechnung haben Reparaturen nichts zu suchen.
Ist die Grundsteuer in Gelsenkirchen umlagefähig?
Ja. Die Grundsteuer ist die erste Position im Katalog des § 2 BetrKV. Der aktuelle Hebesatz in Gelsenkirchen beträgt 980 % für die Grundsteuer B. Den Anstieg können Sie über die Nebenkostenabrechnung weitergeben, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht.
Sind Rauchmelder umlagefähig?
Die Wartungskosten der Rauchwarnmelder sind als sonstige Betriebskosten umlagefähig, wenn der Mietvertrag sie nennt. Die Kosten für Kauf oder Miete der Geräte sind umstritten. In NRW ist der Eigentümer für den Einbau zuständig, die Wartung liegt beim Bewohner, wenn der Eigentümer sie nicht selbst übernimmt.
Wer zahlt die Nebenkosten bei Leerstand?
Der Vermieter. Kosten, die auf leere Wohnungen entfallen, dürfen Sie nicht auf die anderen Mieter verteilen. Bei Verteilung nach Fläche bleibt der Anteil der leeren Wohnung bei Ihnen. Bei rund 6 % Leerstand in Gelsenkirchen ist das ein echter Kostenfaktor.
Darf ich Kabel-TV noch über die Nebenkosten abrechnen?
Nein. Die Umlagefähigkeit von Kabelanschluss-Gebühren über die Betriebskosten ist entfallen. Mieter wählen ihren TV-Anschluss heute selbst. Für neu gebaute Glasfasernetze gibt es eine eng begrenzte Sonderregel. Lassen Sie diese im Einzelfall prüfen.
Welche Kosten sind beim Hausmeister umlagefähig?
Nur die laufenden Tätigkeiten wie Reinigung, Kontrollgänge, Gartenpflege und Winterdienst. Reparaturen, Verwaltungsarbeiten und Handwerkerkoordination müssen Sie herausrechnen. Lassen Sie sich darum einen Leistungsnachweis mit Zeitaufteilung geben.
Fazit
Umlagefähig sind nur Betriebskosten aus dem Katalog des § 2 BetrKV und nur, wenn der Mietvertrag es vorsieht. Verwaltung, Reparaturen, Rücklagen und Leerstand bleiben bei Ihnen. Achten Sie besonders auf Hausmeister- und Gärtnerrechnungen mit gemischten Leistungen. In Gelsenkirchen spielt die gestiegene Grundsteuer eine große Rolle. Wer sauber trennt und pünktlich abrechnet, vermeidet Streit mit dem Mieter.
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