Musterbeschluss zum Kopieren
Musterbeschluss Einladung und Kommunikation per E-Mail
Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss in Textform erfolgen. Eine E-Mail erfüllt diese Form. Mit einem klaren Beschluss regeln Sie, wie Ihre Gemeinschaft E-Mail-Adressen sammelt, Unterlagen verschickt und wer weiter Post bekommt. Das spart Porto, Papier und Zeit.
- ★★★★★ 4,8 von 5 · über 300 Bewertungen
- rund 4.000 verwaltete Einheiten
- Zertifizierter Verwalter § 26a WEG
- Mitglied im VDIV NRW
Kurz gesagtWeil § 24 Abs. 4 WEG für die Einladung nur Textform verlangt, kann die WEG per Mehrheitsbeschluss den Versand per E-Mail an alle Eigentümer regeln, die eine Adresse mitteilen.
Dreißig Briefe, sechzig Seiten, ein Wochenende Arbeit
Einladung drucken, Anlagen kopieren, kuvertieren, frankieren. Bei einer großen Anlage sind das hunderte Seiten. Die Kosten zahlen alle Eigentümer über das Hausgeld. Und manche Briefe kommen zu spät an. Dann ist die Einladungsfrist in Gefahr.
Die E-Mail ist schneller, günstiger und nachweisbar. Rechtlich ist sie seit der WEG-Reform erlaubt. Ein Beschluss schafft aber Klarheit für alle. Mehr zu Fristen und Form erklärt der Ratgeber Einladung zur Eigentümerversammlung. Der Musterbeschluss Einladung und Kommunikation per E-Mail unten regelt alle Details.
Der Beschlusstext zum Kopieren
TOP [Nr.]: Einladung und Kommunikation in Textform per E-Mail
1. Die Wohnungseigentümer der Gemeinschaft [Name der WEG], [Straße und Hausnummer], [PLZ] Gelsenkirchen, beschließen: Einladungen zu Eigentümerversammlungen, Niederschriften, Beschlussvorlagen für Umlaufverfahren, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, Vermögensberichte und sonstige Mitteilungen des Verwalters werden in Textform per E-Mail versandt. [Optional: Zusätzlich stellt der Verwalter die Unterlagen im Eigentümerportal bereit und benachrichtigt die Wohnungseigentümer per E-Mail über neue Dokumente.]
2. Dies gilt für alle Wohnungseigentümer, die dem Verwalter eine E-Mail-Adresse in Textform mitgeteilt haben. Jeder Wohnungseigentümer ist selbst dafür verantwortlich, dass die mitgeteilte Adresse aktuell ist und Nachrichten empfangen kann. Änderungen teilt er dem Verwalter unverzüglich mit.
3. Wohnungseigentümer, die keine E-Mail-Adresse mitteilen oder dem Versand per E-Mail widersprechen, erhalten die Unterlagen weiterhin per Post an die zuletzt bekannte Anschrift.
4. Umfangreiche Anlagen dürfen als Datei-Anhang oder über einen geschützten Download-Link bereitgestellt werden. Der Link muss mindestens bis zum Ende der Anfechtungsfrist abrufbar sein.
5. Die Einladungsfrist von mindestens drei Wochen nach § 24 Abs. 4 WEG bleibt unberührt. Der Verwalter versendet die Einladung so rechtzeitig, dass sie allen Wohnungseigentümern vor Beginn der Frist zugeht.
6. E-Mail-Adressen werden vom Verwalter nur zur Verwaltung der Gemeinschaft verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Beim Versand an mehrere Empfänger werden die Adressen nicht offen angezeigt.
Abstimmung: Ja [Anzahl] – Nein [Anzahl] – Enthaltung [Anzahl]. Der Versammlungsleiter verkündet: Der Beschluss ist [angenommen / abgelehnt].
Wichtig: Diese Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung. Passen Sie den Beschluss an Ihre Gemeinschaft, Ihre Teilungserklärung und Ihre Vereinbarungen an. Lassen Sie ihn im Zweifel vor der Versammlung prüfen.
Was das Gesetz verlangt
§ 24 Abs. 4 WEG sagt zwei Dinge:
- Die Einberufung erfolgt in Textform.
- Die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, außer in besonders dringenden Fällen.
Textform bedeutet: eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, bei der die Person des Erklärenden erkennbar ist. Eine E-Mail erfüllt das. Eine Unterschrift ist nicht nötig. Der Beschluss braucht die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
Wichtig: Niemand darf ausgeschlossen werden. Wer keine E-Mail hat oder keine nennen will, bekommt weiter Post. Wie die Tagesordnung richtig aufgebaut wird, zeigt der Ratgeber Tagesordnung der Eigentümerversammlung.
Datenschutz einfach erklärt
E-Mail-Adressen sind persönliche Daten. Der Verwalter darf sie nur für die Verwaltung nutzen. Drei Regeln helfen:
- Blindkopie oder Einzelversand. Kein Eigentümer sieht die Adressen der anderen.
- Keine Weitergabe. Auch nicht an Handwerker oder Nachbarn.
- Sichere Anlagen. Abrechnungen mit persönlichen Zahlen gehören nicht offen in einen Massenverteiler. Ein Eigentümerportal oder geschützte Links sind besser.
Wer Unterlagen einsehen will, hat dazu ohnehin ein Recht (§ 18 Abs. 4 WEG). Digitale Wege machen das einfacher. Mehr dazu im Ratgeber Digitale Hausverwaltung.
Typische Fehler
- Alle Eigentümer gezwungen. Wer keine E-Mail will, muss weiter Post bekommen.
- Veraltete Adressen. Regeln Sie, dass jeder Eigentümer Änderungen selbst mitteilt.
- Offener Verteiler. Sichtbare Adressen sind ein Datenschutzverstoß.
- Download-Link abgelaufen. Unterlagen müssen mindestens bis zum Ende der Anfechtungsfrist abrufbar sein.
- Frist zu knapp. Planen Sie die drei Wochen großzügig. Entscheidend ist, dass die E-Mail rechtzeitig im Postfach ankommt, nicht wann sie jemand öffnet.
Gute Kommunikation hilft auch beim Umlaufbeschluss mit Mehrheit und bei der Online-Teilnahme an der Versammlung.
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Kostenlos und unverbindlich · Termine vor Ort in GelsenkirchenDer Weg zur E-Mail-Einladung in vier Schritten
- Beschluss fassen. Ein Beispiel: 14 Ja-Stimmen, 3 Nein-Stimmen, 2 Enthaltungen. Die Enthaltungen zählen nicht. 14 ist mehr als 3. Der Beschluss ist angenommen.
- Adressen sammeln. Der Verwalter bittet alle Eigentümer, ihre E-Mail-Adresse in Textform mitzuteilen. Ein kurzes Formular hilft.
- Liste führen. Der Verwalter vermerkt, wer E-Mail und wer Post bekommt. Diese Liste prüft er vor jedem Versand.
- Erste Einladung testen. Rückläufer zeigen falsche Adressen. Diese Eigentümer bekommen sofort zusätzlich Post.
Noch bequemer ist ein Eigentümerportal. GOTTSCHLING Immobilien betreibt das GOTTSCHLING Portal. Dort finden Eigentümer Einladungen, Protokolle und Abrechnungen an einem Ort. Ob Ihre Gemeinschaft das Portal im Beschluss nennt, entscheiden Sie selbst.
Was das für Ihr Hausgeld bedeutet
Porto, Papier und Druck zahlt am Ende jede Gemeinschaft selbst. Je größer die Anlage, desto mehr spart der digitale Versand. Viel wichtiger ist aber die Zeit. Unterlagen kommen am selben Tag an. Niemand wartet auf den Briefträger. Fragen lassen sich vor der Versammlung klären.
Wie die Verwalterkosten im Hausgeld stecken, erklärt der Ratgeber Hausgeld in der WEG.
Digitale Kommunikation bei GOTTSCHLING Immobilien
GOTTSCHLING Immobilien versendet Einladungen und Unterlagen digital an alle Eigentümer, die das wünschen. Wer lieber Post bekommt, bekommt Post. Die Verwaltung arbeitet mit den Musterbeschlüssen des VDIV NRW, ist zertifiziert nach § 26a WEG und betreut rund 4.000 Einheiten. Versammlungen finden vor Ort in Gelsenkirchen statt.
Schon der Weg zum Angebot ist digital: Im Preisrechner sehen Sie Ihren Preis sofort. Das Angebot kommt automatisch per E-Mail, danach der Vertragsentwurf. Der Preis: 24 € netto je Einheit und Monat, 5 € netto je Stellplatz, zuzüglich Umsatzsteuer. Mehr zur Eigentümerversammlung mit GOTTSCHLING. Weitere Vorlagen unter Musterbeschlüsse.
4,8★★★★★Sehr gut bei ProvenExpertüber 300 Bewertungen · 100 % Empfehlungen · Freundlichkeit 4,97Häufige Fragen
Darf der Verwalter zur Eigentümerversammlung per E-Mail einladen?
Ja. § 24 Abs. 4 WEG verlangt nur Textform, und eine E-Mail erfüllt diese Form. Voraussetzung ist, dass der Eigentümer eine E-Mail-Adresse mitgeteilt hat. Ein Beschluss schafft zusätzlich klare Regeln für alle.
Welche Mehrheit braucht der Beschluss zur Einladung per E-Mail?
Die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Es geht um eine Frage der ordnungsmäßigen Verwaltung. Ein besonderes Quorum ist nicht nötig.
Muss jeder Eigentümer eine E-Mail-Adresse angeben?
Nein. Niemand kann zur E-Mail gezwungen werden. Wer keine Adresse mitteilt oder widerspricht, erhält die Unterlagen weiterhin per Post. Der Beschluss sollte das ausdrücklich regeln.
Wie wird die Einladungsfrist bei E-Mail berechnet?
Die Frist soll mindestens drei Wochen betragen. Ob der Versand oder der Zugang zählt, wird unterschiedlich beurteilt. Sicher ist: Verschicken Sie die E-Mail einige Tage vor Fristbeginn. Dann ist die Frist in jedem Fall gewahrt.
Was passiert, wenn eine E-Mail nicht ankommt?
Hat der Eigentümer eine falsche oder veraltete Adresse angegeben, trägt er in der Regel das Risiko. Deshalb sollte der Beschluss regeln, dass jeder seine Adresse aktuell hält. Bei Rückläufern sollte der Verwalter zusätzlich per Post informieren.
Dürfen alle Eigentümer im Verteiler sichtbar sein?
Nein. E-Mail-Adressen sind persönliche Daten. Der Verwalter muss Blindkopie oder Einzelversand nutzen. Ein offener Verteiler verstößt gegen den Datenschutz.
Fazit
Einladung und Unterlagen per E-Mail sparen Ihrer Gemeinschaft Zeit und Geld. Der Musterbeschluss Einladung und Kommunikation per E-Mail oben enthält alle diese Regeln. Die Textform reicht, die einfache Mehrheit auch. Regeln Sie, wer per Post weiter Briefe bekommt, wie Adressen aktuell bleiben und wie der Datenschutz gewahrt wird. Einen Verwalter, der digital und vor Ort arbeitet, finden Sie über den Preisrechner.
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