Ratgeber
Eigentümerversammlung: Einladung und Fristen
Die Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung beträgt mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG). Die Einladung muss in Textform zugehen. Einladen muss in der Regel der Verwalter, mindestens einmal im Jahr. Jeder Punkt, über den beschlossen werden soll, muss in der Einladung klar bezeichnet sein (§ 23 Abs. 2 WEG).
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- rund 4.000 verwaltete Einheiten
- Zertifizierter Verwalter § 26a WEG
- Mitglied im VDIV NRW
Kurz gesagtDie Einladungsfrist beträgt mindestens drei Wochen; die Einladung erfolgt in Textform durch den Verwalter und muss alle Beschlussgegenstände nennen.
Zehn Tage vorher im Briefkasten?
Sie öffnen den Briefkasten und finden die Einladung. Die Versammlung ist in zehn Tagen. Sie haben an dem Abend schon etwas vor. Und über die Dachsanierung für 80.000 € wollten Sie eigentlich mitreden.
Ist das erlaubt? In aller Regel nein. Das Gesetz schützt Sie mit einer klaren Frist. Denn wer über viel Geld entscheidet, braucht Zeit zum Nachdenken, Nachfragen und Planen.
Die Frist: mindestens drei Wochen
Seit der WEG-Reform beträgt die Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 Satz 2 WEG). Vorher waren es zwei Wochen. Kürzer darf die Frist nur sein, wenn ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt. Beispiel: Ein schwerer Sturmschaden, über dessen Reparatur sofort entschieden werden muss.
Wann beginnt die Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung? Mit dem Zugang der Einladung beim Eigentümer. Bei einem Brief rechnet man üblicherweise einige Tage Postlauf ein. Der Verwalter sollte deshalb nicht auf den letzten Tag planen.
Beispielrechnung: Die Versammlung ist am Donnerstag, den 30. eines Monats. Die Einladung sollte dann spätestens am 9. zugegangen sein. Wird sie per Brief verschickt, sollte sie ein paar Tage früher zur Post.
Manche Teilungserklärungen enthalten eigene Fristen. Im Zweifel ist der Verwalter mit den drei Wochen aus dem Gesetz auf der sicheren Seite.
Die Form: Textform genügt
Die Einladung erfolgt in Textform (§ 24 Abs. 4 Satz 1 WEG). Das heißt: lesbar, dauerhaft gespeichert und mit erkennbarem Absender. Erlaubt sind:
- Brief
- Fax
- Einladung als Dokument über ein Eigentümerportal, wenn die Gemeinschaft diesen Weg beschlossen hat
Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht nötig. Viele Gemeinschaften beschließen, dass Einladungen künftig per E-Mail verschickt werden. Das spart Porto und Zeit. Eine Vorlage dafür bietet der Musterbeschluss Einladung und Kommunikation per E-Mail.
Wer einlädt
- Der Verwalter – mindestens einmal im Jahr (§ 24 Abs. 1 WEG).
- Der Verwalter auf Verlangen – wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer es in Textform mit Zweck und Gründen fordert (§ 24 Abs. 2 WEG).
- Der Beiratsvorsitzende, sein Vertreter oder ein ermächtigter Eigentümer – wenn es keinen Verwalter gibt oder er sich pflichtwidrig weigert (§ 24 Abs. 3 WEG).
Bleibt der Verwalter untätig, lesen Sie den Ratgeber Verwalter beruft keine Versammlung ein. Hat die Gemeinschaft gar keinen Verwalter, hilft der Ratgeber WEG ohne Verwalter.
Was in die Einladung gehört
Eine gute Einladung beantwortet alle Fragen, bevor sie entstehen:
- Ort, Datum und Uhrzeit. Der Ort muss für alle zumutbar erreichbar sein, in der Regel in der Nähe der Anlage. Für Gemeinschaften in Gelsenkirchen also in Gelsenkirchen oder unmittelbarer Umgebung.
- Tagesordnung. Jeder Beschlussgegenstand muss so bezeichnet sein, dass jeder versteht, worum es geht (§ 23 Abs. 2 WEG). „Verschiedenes“ reicht für Beschlüsse nicht. Mehr dazu im Ratgeber Tagesordnung der Eigentümerversammlung.
- Beschlussvorschläge. Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sehr hilfreich.
- Unterlagen. Zum Beispiel Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Angebote. So können Sie vorher prüfen.
- Hinweis zur Vollmacht. Wer nicht kommen kann, kann sich vertreten lassen. Siehe Vollmacht für die Eigentümerversammlung.
- Online-Teilnahme, wenn die Gemeinschaft sie beschlossen hat. Mehr dazu unter Online- und Hybrid-Versammlung.
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Kostenlos und unverbindlich · Termine vor Ort in GelsenkirchenFrist nicht eingehalten – was nun?
Ein Einladungsfehler macht Beschlüsse nicht automatisch unwirksam. Sie sind aber anfechtbar. Das bedeutet:
- Ein Eigentümer muss innerhalb eines Monats nach der Versammlung Anfechtungsklage erheben und sie innerhalb von zwei Monaten begründen (§ 45 WEG).
- Zuständig ist das Amtsgericht am Ort der Anlage (§ 43 WEG). In Gelsenkirchen ist das das Amtsgericht Gelsenkirchen.
- Ohne Anfechtung wird der Beschluss bestandskräftig.
- Gerichte prüfen, ob der Fehler sich auf das Ergebnis ausgewirkt haben kann. War der Fehler für das Ergebnis offensichtlich ohne Bedeutung, kann die Klage scheitern.
Wurde ein Eigentümer gar nicht eingeladen, wiegt das schwerer. Mehr dazu im Ratgeber WEG-Beschluss anfechten: Frist und Ablauf.
Beschlussfähig ist jede Versammlung
Früher musste mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten sein. Sonst brauchte es eine zweite Versammlung. Das ist vorbei. Seit der Reform ist jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung beschlussfähig, egal wie viele Eigentümer kommen. Beschlossen wird mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Für Sie heißt das: Wer nicht kommt, überlässt die Entscheidung den anderen. Details im Ratgeber Mehrheiten und Beschlüsse in der WEG.
Einladungen, auf die Sie sich verlassen können
Bei GOTTSCHLING Immobilien gehören fristgerechte Einladungen mit klarer Tagesordnung, Beschlussvorschlägen und Unterlagen zum Standard. Beschlussvorlagen entstehen auf Basis der VDIV-Musterbeschlüsse. Die Versammlung findet – je nach Beschluss der Gemeinschaft – online, hybrid oder vor Ort in Gelsenkirchen statt. Online und hybrid ist für viele Eigentümer am bequemsten. Mehr dazu auf der Seite Eigentümerversammlung in Gelsenkirchen – sauber organisiert.
Alles zur Leistung lesen Sie auf der Seite WEG-Verwaltung in Gelsenkirchen. Was sie kostet, zeigt Ihnen der Preisrechner für Eigentümergemeinschaften sofort: 24 € netto je Einheit und Monat, 5 € netto je Stellplatz, zzgl. USt. Alle Preise erklärt die Seite Kosten und Preise der Hausverwaltung. Unzufrieden mit Ihrem jetzigen Verwalter? Dann lesen Sie, wie der Verwalterwechsel in 5 Schritten gelingt.
GOTTSCHLING richtig bestellen – Beschlusstext zum Kopieren
Ein kleiner Fehler im Namen oder ein fehlender Zeitraum – und die Bestellung muss in einer zweiten Versammlung wiederholt werden. Übernehmen Sie diesen Text deshalb genau so in die Einladung:
TOP [Nr.]: Bestellung der GOTTSCHLING Immobilien GmbH zur Verwalterin
Die Wohnungseigentümer der Gemeinschaft [Name der WEG], [Straße und Hausnummer], [PLZ] Gelsenkirchen, bestellen die GOTTSCHLING Immobilien GmbH, Gemarkenstr. 37, 45147 Essen, zur Verwalterin des gemeinschaftlichen Eigentums für die Zeit vom [TT.MM.JJJJ] bis zum [TT.MM.JJJJ]. Grundlage ist das Angebot vom [Datum] mit dem Entwurf des Verwaltervertrags, der dieser Einladung beiliegt. [Name, z. B. Vorsitz des Verwaltungsbeirats] wird ermächtigt, den Verwaltervertrag im Namen der Gemeinschaft zu unterschreiben.
Diese drei Fehler passieren am häufigsten:
- „Gottschling Immobilien“ ohne „GmbH“ – der Name ist dann nicht eindeutig.
- „Gottschling GmbH“ – das ist ein anderes Unternehmen.
- Kein Zeitraum „vom … bis …“ – die Laufzeit bleibt offen.
Den vollständigen Beschluss mit Vergütung, Vertrag und Ende des alten Verwalters finden Sie im Musterbeschluss zur Verwalterbestellung.
Häufige Fragen
Wie lang ist die Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung?
Mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG). Nur bei besonderer Dringlichkeit darf die Frist kürzer sein. Manche Teilungserklärungen regeln eigene Fristen. Maßgeblich ist der Zugang der Einladung beim Eigentümer.
Darf zur Eigentümerversammlung per E-Mail eingeladen werden?
Ja. Für die Einladung reicht die Textform (§ 24 Abs. 4 WEG), und eine E-Mail erfüllt diese Form. Wichtig ist, dass der Verwalter die E-Mail-Adressen kennt und die Zustellung nachweisen kann. Viele Gemeinschaften regeln das per Beschluss.
Was passiert, wenn die Einladungsfrist nicht eingehalten wurde?
Die Beschlüsse sind dann anfechtbar, aber zunächst wirksam. Ein Eigentümer muss innerhalb eines Monats beim Amtsgericht klagen (§ 45 WEG), für Gelsenkirchen beim Amtsgericht Gelsenkirchen. Ohne Klage werden die Beschlüsse bestandskräftig.
Muss die Tagesordnung in der Einladung stehen?
Ja. Über einen Punkt kann nur wirksam beschlossen werden, wenn er bei der Einberufung bezeichnet ist (§ 23 Abs. 2 WEG). Die Bezeichnung muss so klar sein, dass jeder Eigentümer weiß, worum es geht. Ein Punkt „Verschiedenes“ reicht für Beschlüsse nicht aus.
Wo muss die Eigentümerversammlung stattfinden?
An einem Ort, der für die Eigentümer zumutbar erreichbar ist. In der Regel ist das in der Nähe der Anlage. Für eine Gemeinschaft in Gelsenkirchen-Buer wäre eine Versammlung weit außerhalb des Ruhrgebiets kaum zumutbar. Auch die Uhrzeit sollte Berufstätigen die Teilnahme ermöglichen. Hat die Gemeinschaft eine rein virtuelle Versammlung beschlossen (§ 23 Abs. 1a WEG), gibt es keinen Versammlungsort. Dann zählt, dass alle gut online teilnehmen können.
Wie oft muss zur Eigentümerversammlung eingeladen werden?
Mindestens einmal im Jahr (§ 24 Abs. 1 WEG). Zusätzlich auf Verlangen von mehr als einem Viertel der Eigentümer und wenn die Teilungserklärung oder ein Beschluss es vorsieht. In dringenden Fällen kann der Verwalter auch eine außerordentliche Versammlung einberufen.
Muss der Verwalter Unterlagen mit der Einladung verschicken?
Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht für alle Unterlagen gibt es nicht. Für eine sinnvolle Entscheidung müssen die Eigentümer aber vorher informiert sein. Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vergleichsangebote gehören deshalb in der Praxis zur Einladung.
Fazit
Die Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung beträgt mindestens drei Wochen. Die Einladung muss in Textform zugehen und jeden Beschlussgegenstand klar nennen. Einladen muss der Verwalter mindestens einmal im Jahr. Fehler machen Beschlüsse anfechtbar, aber nicht automatisch unwirksam – die Frist für die Klage beträgt einen Monat. Wenn Einladungen bei Ihnen regelmäßig zu spät oder unvollständig kommen, lohnt es sich, ein Angebot für einen neuen Verwalter zu berechnen.
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