Ratgeber
Vollmacht für die Eigentümerversammlung
Wer nicht zur Eigentümerversammlung kommen kann, darf sich vertreten lassen. Die Vollmacht muss in Textform erteilt werden (§ 25 Abs. 3 WEG). Ein Brief, ein Fax oder eine E-Mail mit erkennbarem Absender genügt. Eine Unterschrift oder ein Notar ist nicht nötig.
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- Zertifizierter Verwalter § 26a WEG
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Kurz gesagtEine Vollmacht für die Eigentümerversammlung braucht Textform (§ 25 Abs. 3 WEG); E-Mail genügt, mit Namen von Vollmachtgeber, Bevollmächtigtem und Versammlung.
Sie können nicht – aber Ihre Stimme soll zählen
Die Versammlung ist am Dienstagabend. Sie sind auf Dienstreise. Oder im Urlaub. Oder Sie wohnen gar nicht in Gelsenkirchen, sondern haben die Wohnung vermietet. Trotzdem geht es um Ihr Geld: Hausgeld, Sanierung, vielleicht einen neuen Verwalter.
Seit der Reform ist jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung beschlussfähig, egal wie viele kommen (§ 25 Abs. 1 WEG). Wer fehlt, überlässt die Entscheidung den Anwesenden. Mit einer Vollmacht für die Eigentümerversammlung zählt Ihre Stimme trotzdem.
Die Form: Textform reicht
Vollmachten bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Textform (§ 25 Abs. 3 WEG). Das heißt:
- Die Erklärung ist lesbar und dauerhaft gespeichert.
- Die Person, die die Vollmacht erteilt, ist erkennbar.
- Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht nötig.
Erlaubt sind also: Brief, Fax, E-Mail, ein Scan oder ein Foto einer unterschriebenen Vollmacht. Eine mündliche Vollmacht oder ein Anruf reichen nicht. Auch eine SMS oder Messenger-Nachricht kann Textform erfüllen – ob der Versammlungsleiter sie akzeptiert, sollten Sie aber vorher klären.
Die Vollmacht muss spätestens in der Versammlung vorliegen. Der Versammlungsleiter prüft sie und vermerkt sie im Protokoll. Mehr dazu im Ratgeber Protokoll der Eigentümerversammlung.
Was in die Vollmacht gehört
- Ihr Name und Ihre Einheit (zum Beispiel Wohnung Nr. 5, 2. OG links)
- Name des Bevollmächtigten
- Die Gemeinschaft (Adresse der Anlage)
- Die Versammlung (Datum) oder ausdrücklich „für alle Versammlungen bis auf Widerruf“
- Umfang: unbeschränkt oder mit Weisungen
- Untervollmacht: Darf der Bevollmächtigte die Vollmacht weitergeben, falls er selbst verhindert ist?
- Datum
Beispiel für Weisungen: „Zu TOP 4 (Jahresabrechnung) mit Ja stimmen. Zu TOP 6 (Abberufung des Verwalters) mit Ja stimmen. Zu TOP 7 (Fassadenanstrich) mit Nein stimmen.“
Weisungen geben Ihnen Sicherheit. Der Bevollmächtigte muss sich daran halten. Stimmt er abweichend ab, ist die Stimme gegenüber der Gemeinschaft in der Regel trotzdem wirksam. Im Verhältnis zu Ihnen hat er aber gegen den Auftrag verstoßen.
Wen dürfen Sie bevollmächtigen?
Nach dem Gesetz grundsätzlich jeden. Das kann sein:
- ein anderer Eigentümer Ihres Vertrauens
- Ihr Ehepartner, Ihre Kinder oder ein Freund
- ein Mitglied des Verwaltungsbeirats
- Ihr Mietverwalter oder Anwalt
- der Verwalter selbst
Achtung, Teilungserklärung: Viele ältere Teilungserklärungen beschränken den Kreis der Bevollmächtigten. Typisch ist: nur Ehegatten, andere Eigentümer oder der Verwalter. Solche Klauseln sind grundsätzlich wirksam. Schauen Sie in Ihre Teilungserklärung, bevor Sie einen Freund schicken. Mehr dazu im Ratgeber Teilungserklärung einfach erklärt.
Vollmacht an den Verwalter – gute Idee?
Viele Einladungen enthalten ein Vollmachtsformular zugunsten des Verwalters. Das ist bequem. Aber denken Sie mit:
- Bei Abstimmungen über den Verwalter selbst – Abberufung, Entlastung, Vergütung – ist eine Vollmacht an ihn heikel. Er hat ein eigenes Interesse. Bei manchen Beschlüssen, etwa über seine eigene Entlastung, kann er mit Ihrer Vollmacht vom Stimmrecht ausgeschlossen sein.
- Ohne Weisung stimmt der Verwalter nach eigenem Ermessen ab.
Wenn es um einen Wechsel der WEG-Verwaltung geht, bevollmächtigen Sie besser einen anderen Eigentümer oder den Beirat. Und geben Sie klare Weisungen.
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Kostenlos und unverbindlich · Termine vor Ort in GelsenkirchenTypische Fehler, die Stimmen kosten
- Vollmacht nur mündlich erteilt. Unwirksam.
- Vollmacht kommt nicht an. Liegt sie in der Versammlung nicht vor, kann der Versammlungsleiter den Vertreter zurückweisen. Geben Sie sie dem Bevollmächtigten direkt mit oder schicken Sie sie vorher an den Verwalter.
- Bevollmächtigter laut Teilungserklärung nicht zulässig. Prüfen Sie das vorher.
- Mehrere Eigentümer einer Wohnung sind sich uneinig. Sie können nur einheitlich abstimmen (§ 25 Abs. 2 WEG). Einigen Sie sich vorher.
- Alte Dauervollmacht vergessen. Widerrufen Sie Vollmachten, die nicht mehr gelten sollen – in Textform.
Online teilnehmen statt Vollmacht?
Seit der Reform kann die Gemeinschaft beschließen, dass Eigentümer online an der Präsenzversammlung teilnehmen und abstimmen dürfen (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Dann brauchen Sie keine Vollmacht. Sie stimmen selbst ab, von zu Hause oder unterwegs. GOTTSCHLING Immobilien bietet Online- und Hybrid-Versammlungen an und empfiehlt sie sogar, weil sie für viele Eigentümer am bequemsten sind. Mehr dazu im Ratgeber Online- und Hybrid-Versammlung und im Musterbeschluss Online-Teilnahme.
Versammlungen, bei denen jede Stimme zählt
Bei GOTTSCHLING Immobilien gehören klare Einladungen mit Hinweis zur Vollmacht zum Standard. Jede Vollmacht für die Eigentümerversammlung wird geprüft und im Protokoll festgehalten. So lassen sich Abstimmungen später nachvollziehen. Mehr zur Versammlung lesen Sie unter Eigentümerversammlung in Gelsenkirchen – sauber organisiert und im Ratgeber Einladung und Fristen.
Was die WEG-Verwaltung kostet, können Sie sofort online berechnen: 24 € netto je Einheit und Monat, 5 € netto je Stellplatz, zzgl. USt. Sie haben eine vermietete Wohnung in der Anlage? Dann hilft Ihnen auch die Mietverwaltung in Gelsenkirchen von GOTTSCHLING Immobilien.
4,8★★★★★Sehr gut bei ProvenExpertüber 300 Bewertungen · 100 % Empfehlungen · Freundlichkeit 4,97Häufige Fragen
Welche Form braucht eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung?
Die Textform nach § 25 Abs. 3 WEG. Die Vollmacht muss lesbar und dauerhaft gespeichert sein und den Aussteller erkennen lassen. Brief, Fax, E-Mail oder ein Scan genügen. Eine eigenhändige Unterschrift oder eine notarielle Beglaubigung ist nicht nötig.
Ist eine Vollmacht per E-Mail gültig?
Ja. Eine E-Mail erfüllt die Textform, wenn erkennbar ist, wer die Vollmacht erteilt. Schicken Sie sie am besten an den Verwalter und den Bevollmächtigten. So liegt sie in der Versammlung sicher vor.
Wen darf ich für die Eigentümerversammlung bevollmächtigen?
Nach dem Gesetz grundsätzlich jede Person. Viele Teilungserklärungen beschränken das aber, zum Beispiel auf Ehegatten, andere Eigentümer oder den Verwalter. Solche Klauseln sind grundsätzlich wirksam. Prüfen Sie Ihre Teilungserklärung vor der Versammlung.
Sollte ich dem Verwalter eine Vollmacht geben?
Bei Routinethemen kann das praktisch sein, am besten mit klaren Weisungen. Geht es um den Verwalter selbst, etwa um Abberufung, Entlastung oder Vergütung, bevollmächtigen Sie besser einen anderen Eigentümer. Bei manchen Beschlüssen, etwa über seine eigene Entlastung, kann er als Vertreter vom Stimmrecht ausgeschlossen sein.
Kann ich eine Vollmacht mit Weisungen erteilen?
Ja, und das ist oft sinnvoll. Schreiben Sie zu jedem Tagesordnungspunkt, wie abgestimmt werden soll. Der Bevollmächtigte muss sich daran halten. Weicht er ab, bleibt die Stimme gegenüber der Gemeinschaft meist trotzdem gültig, er verletzt aber seinen Auftrag Ihnen gegenüber.
Gilt eine Vollmacht auch für spätere Versammlungen?
Nur wenn sie das ausdrücklich sagt, etwa „für alle Versammlungen bis auf Widerruf“. Sonst gilt sie nur für die genannte Versammlung. Dauervollmachten können Sie jederzeit in Textform widerrufen.
Wie viele Vollmachten darf ein Eigentümer in der Versammlung vertreten?
Das Gesetz begrenzt die Zahl nicht. Die Teilungserklärung oder ein Beschluss kann aber Regeln aufstellen. In Einzelfällen kann eine Stimmenbündelung missbräuchlich sein, wenn sie gezielt die Minderheit übergeht. Im Normalfall ist das Vertreten mehrerer Eigentümer zulässig.
Fazit
Mit einer Vollmacht zählt Ihre Stimme, auch wenn Sie nicht dabei sein können. Textform genügt, eine E-Mail reicht. Nennen Sie Ihre Einheit, den Bevollmächtigten, die Versammlung und am besten Weisungen zu jedem Punkt. Prüfen Sie vorher die Teilungserklärung und geben Sie dem Verwalter bei Abstimmungen über ihn selbst keine Vollmacht. Was eine Verwaltung kostet, die Vollmachten sauber dokumentiert, lesen Sie unter Kosten der Hausverwaltung in Gelsenkirchen.
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