Ratgeber
Protokoll der Eigentümerversammlung
Das Protokoll der Eigentümerversammlung heißt im Gesetz Niederschrift. Der Verwalter muss es unverzüglich erstellen, drei Personen unterschreiben es (§ 24 Abs. 6 WEG). Jeder Eigentümer darf es einsehen (§ 18 Abs. 4 WEG). Wichtig für Sie: Das Protokoll ist Ihr Beweis, was wirklich beschlossen wurde.
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- rund 4.000 verwaltete Einheiten
- Zertifizierter Verwalter § 26a WEG
- Mitglied im VDIV NRW
Kurz gesagtDas Protokoll hält die Beschlüsse fest, wird vom Versammlungsleiter, einem Eigentümer und gegebenenfalls dem Beiratsvorsitzenden unterschrieben und muss unverzüglich vorliegen.
Drei Wochen nach der Versammlung – und immer noch kein Protokoll?
Sie waren auf der Versammlung. Es wurde lange diskutiert. Am Ende gab es Beschlüsse zu Dach, Hausgeld und Hausmeister. Jetzt warten Sie auf das Protokoll. Und warten.
Das ist mehr als lästig. Gegen einen Beschluss können Sie nur innerhalb von einem Monat klagen (§ 45 WEG). Die Frist läuft ab dem Tag der Versammlung. Nicht ab dem Tag, an dem das Protokoll kommt. Ohne Protokoll prüfen Sie also im Blindflug.
Darum schreibt das Gesetz vor: Die Niederschrift ist unverzüglich zu erstellen. Unverzüglich heißt: ohne schuldhaftes Zögern. Ein Protokoll, das erst nach Ablauf der Anfechtungsfrist kommt, ist nicht ordnungsgemäß.
Was im Protokoll stehen muss
Das Gesetz verlangt eine Niederschrift über die Beschlüsse. Ein Wortprotokoll der Diskussion ist nicht nötig. In der Praxis gehören diese Punkte hinein:
- Ort, Datum, Beginn und Ende der Versammlung
- Name des Versammlungsleiters und des Protokollführers
- Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung
- Für jeden Tagesordnungspunkt: den genauen Wortlaut des Beschlussantrags
- Das Abstimmungsergebnis: Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen
- Die Verkündung: „Der Beschluss ist zustande gekommen“ oder „abgelehnt“
- Wichtige Erklärungen, deren Aufnahme ein Eigentümer ausdrücklich verlangt
Der Kern ist der Beschlusswortlaut. Er muss so klar sein, dass auch ein späterer Käufer ihn ohne Erklärung versteht. Unklare Beschlüsse lassen sich schlecht umsetzen und angreifen. Saubere Formulierungen finden Sie in den Musterbeschlüssen für die WEG.
Wer das Protokoll unterschreibt
Laut § 24 WEG Abs. 6 unterschreiben drei Personen:
- der Vorsitzende der Versammlung (meist der Verwalter),
- ein Wohnungseigentümer, der an der Versammlung teilgenommen hat,
- der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Vertreter – wenn ein Beirat bestellt ist.
Fehlt eine Unterschrift, macht das die Beschlüsse nicht automatisch ungültig. Es schwächt aber den Beweiswert. Achtung: Manche Teilungserklärungen verlangen die Unterschriften als Voraussetzung für die Gültigkeit. Ein Blick in Ihre Teilungserklärung lohnt sich.
Ein Sonderfall ist die Verwalterbestellung. Wer den Verwalter gegenüber dem Grundbuchamt nachweisen will, braucht ein Protokoll mit öffentlich beglaubigten Unterschriften (§ 26 WEG Abs. 4). Dafür gibt es den Musterbeschluss zum Nachweis der Verwaltereigenschaft.
Wann das Protokoll fertig sein muss
Eine feste Zahl an Tagen steht nicht im Gesetz. Es gilt „unverzüglich“. Die Rechtsprechung misst das an der Anfechtungsfrist. Sie als Eigentümer müssen genug Zeit haben, das Protokoll zu lesen, Rat einzuholen und notfalls zu klagen.
Gute Verwaltungen verschicken das Protokoll deshalb zügig nach der Versammlung. Kommt nichts, fragen Sie schriftlich nach. Setzen Sie eine kurze Frist. Parallel können Sie die Beschlusssammlung einsehen. Dort müssen die Beschlüsse ebenfalls unverzüglich eingetragen werden.
Bleibt der Verwalter dauerhaft untätig, ist das ein Warnsignal. Mehr dazu im Ratgeber Verwalter setzt Beschluss nicht um.
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Kostenlos und unverbindlich · Termine vor Ort in GelsenkirchenFehler im Protokoll: So reagieren Sie
Das Protokoll ist kein Beschluss. Es dokumentiert ihn nur. Steht etwas Falsches drin, gilt trotzdem, was in der Versammlung tatsächlich verkündet wurde.
Schritt 1: Berichtigung verlangen
Schreiben Sie dem Verwalter. Nennen Sie den Fehler genau und den richtigen Wortlaut. Bitten Sie andere Teilnehmer, Ihre Sicht zu bestätigen.
Schritt 2: Frist im Blick behalten
Eine Protokollberichtigung stoppt die Anfechtungsfrist nicht. Halten Sie einen Beschluss inhaltlich für falsch, müssen Sie trotzdem innerhalb eines Monats klagen. Alles dazu im Ratgeber WEG-Beschluss anfechten.
Schritt 3: Notfalls gerichtlich
Weigert sich der Verwalter, kann ein Eigentümer die Berichtigung beim Amtsgericht verlangen. Für Gelsenkirchen ist das Amtsgericht Gelsenkirchen zuständig (§ 43 WEG).
Ergebnis-, Beschluss- oder Verlaufsprotokoll?
Viele Gemeinschaften streiten über die Form. Hier die drei Varianten kurz erklärt:
- Beschlussprotokoll: nur Anträge, Ergebnisse, Verkündung. Gesetzliches Minimum. Kurz und klar.
- Ergebnisprotokoll: Beschlüsse plus kurze Zusammenfassung der wichtigsten Argumente. In der Praxis am häufigsten.
- Verlaufsprotokoll: gibt die Diskussion ausführlich wieder. Lang, fehleranfällig, oft Anlass für Streit.
Die Gemeinschaft kann per Beschluss festlegen, welche Form gilt. Für die meisten Häuser in Gelsenkirchen ist das Ergebnisprotokoll der beste Weg. Es ist knapp, aber nachvollziehbar.
So läuft das Protokoll bei GOTTSCHLING Immobilien
Sie bekommen das Protokoll digital und zügig. Beschlüsse werden im Wortlaut vorformuliert, oft auf Basis der Verbandsmuster des VDIV NRW. Das spart Zeit in der Versammlung und vermeidet unklare Formulierungen. Die Beschlusssammlung wird parallel gepflegt.
GOTTSCHLING Immobilien betreut rund 4.000 Einheiten und ist zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG. Der Sitz ist in Essen, direkt nebenan. Die Eigentümerversammlung in Gelsenkirchen findet vor Ort statt.
Was die WEG-Verwaltung in Gelsenkirchen für Ihr Haus kostet, sehen Sie sofort im Preisrechner: 24 € netto je Einheit und Monat, 5 € je Stellplatz, zzgl. USt. Das Angebot kommt automatisch per E-Mail, danach folgt der Vertragsentwurf.
Häufige Fragen
Wie schnell muss das Protokoll der Eigentümerversammlung vorliegen?
Das Gesetz sagt „unverzüglich“ (§ 24 Abs. 6 WEG), nennt aber keine Tageszahl. Entscheidend ist die Anfechtungsfrist von einem Monat. Sie müssen das Protokoll so früh bekommen, dass Sie innerhalb dieser Frist noch prüfen und reagieren können.
Muss der Verwalter mir das Protokoll zuschicken?
Das Gesetz verlangt nur, dass jeder Eigentümer die Niederschrift einsehen kann. Viele Verwalterverträge regeln aber den Versand an alle Eigentümer. In der Praxis ist der Versand per E-Mail oder Portal üblich. Prüfen Sie Ihren Verwaltervertrag.
Ist ein Beschluss ungültig, wenn das Protokoll fehlt?
Nein. Ein Beschluss entsteht durch Abstimmung und Verkündung in der Versammlung. Das Protokoll beweist ihn nur. Fehlt es, wird der Nachweis schwierig. Ein Verwalter, der keine Protokolle erstellt, verletzt seine Pflichten.
Wer unterschreibt das Protokoll, wenn es keinen Beirat gibt?
Dann unterschreiben der Versammlungsleiter und ein Wohnungseigentümer. Die dritte Unterschrift des Beiratsvorsitzenden entfällt. Das ist rechtlich in Ordnung, solange die Teilungserklärung nichts anderes verlangt.
Darf ein Eigentümer die Versammlung aufnehmen, um das Protokoll zu prüfen?
Nur mit Zustimmung aller Anwesenden. Heimliche Tonaufnahmen verletzen das Persönlichkeitsrecht und können strafbar sein. Besser: Die Gemeinschaft beschließt eine klare Protokollform und benennt vorab einen Protokollführer.
Wie lange muss das Protokoll aufbewahrt werden?
Protokolle gehören zu den dauerhaft wichtigen Unterlagen der Gemeinschaft. Sie werden in der Praxis unbegrenzt aufbewahrt, weil Beschlüsse über Jahre gelten. Beim Verwalterwechsel muss der alte Verwalter sie vollständig übergeben.
Was ist der Unterschied zwischen Protokoll und Beschlusssammlung?
Das Protokoll beschreibt eine einzelne Versammlung. Die Beschlusssammlung listet alle Beschlüsse fortlaufend nummeriert auf, auch Umlaufbeschlüsse und Urteile. Käufer und Eigentümer finden dort schnell, was aktuell gilt.
Fazit
Das Protokoll ist Ihre Versicherung gegen Streit. Es muss unverzüglich kommen, die Beschlüsse im genauen Wortlaut enthalten und von bis zu drei Personen unterschrieben sein. Fehler lassen Sie berichtigen, die Anfechtungsfrist läuft trotzdem weiter. Wenn Protokolle bei Ihnen regelmäßig zu spät kommen, ist ein Verwalterwechsel oft die sauberste Lösung.
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