Ratgeber
Beschlusssammlung: Pflicht und Einsicht
Die Beschlusssammlung ist das Gedächtnis der WEG. Der Verwalter muss darin alle Beschlüsse und Gerichtsentscheidungen fortlaufend nummeriert und unverzüglich eintragen (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG). Jeder Eigentümer darf sie jederzeit einsehen. Kaufinteressenten brauchen dafür die Vollmacht eines Eigentümers.
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- rund 4.000 verwaltete Einheiten
- Zertifizierter Verwalter § 26a WEG
- Mitglied im VDIV NRW
Kurz gesagtPflicht für jede WEG, geführt vom Verwalter, enthält Beschlüsse, Umlaufbeschlüsse und Urteilsformeln mit Datum – und jeder Eigentümer hat ein Einsichtsrecht.
„Darüber gab es doch mal einen Beschluss!“ – aber wo steht das?
Ein Eigentümer baut eine Markise an. Ein anderer sagt: „Das ist verboten, darüber gab es einen Beschluss.“ Keiner weiß mehr, wann. Die alten Protokolle liegen irgendwo in Ordnern. Der Streit wird teuer.
Genau dafür gibt es die Beschlusssammlung. Sie zeigt auf einen Blick, was in Ihrer Gemeinschaft gilt. Ohne Suchen, ohne Streit über Erinnerungen.
Was in die Beschlusssammlung gehört
§ 24 WEG Abs. 7 legt den Inhalt genau fest. Eingetragen wird nur der Wortlaut von:
- Beschlüssen aus der Versammlung – mit Ort und Datum der Versammlung,
- Beschlüssen im Umlaufverfahren – mit Ort und Datum der Verkündung,
- Urteilsformeln aus Beschlussklagen nach § 44 WEG – mit Datum, Gericht und Parteien.
Jeder Eintrag bekommt eine fortlaufende Nummer. Wird ein Beschluss angefochten oder aufgehoben, wird das vermerkt. Aufgehobene Beschlüsse dürfen auch gelöscht werden.
Nicht hinein gehören Diskussionen und Begründungen. Ob abgelehnte Anträge (sogenannte Negativbeschlüsse) eingetragen werden müssen, ist umstritten. Viele Verwalter tragen sie zur Sicherheit ein. Die Sammlung ist kein zweites Protokoll der Eigentümerversammlung. Sie ist ein Register. Je klarer ein Beschluss formuliert ist, desto brauchbarer ist der Eintrag. Saubere Formulierungen bieten die Musterbeschlüsse für die WEG.
So sieht ein guter Eintrag aus
Beispiel für einen Eintrag:
Nr. 47 – Eigentümerversammlung am [Datum] in [Ort], TOP 5
„Die Gemeinschaft beschließt, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage ab dem [Datum] auf [Betrag] € jährlich zu erhöhen. Die Verteilung erfolgt nach Miteigentumsanteilen.“
Eingetragen am [Datum]. Vermerk: keine Anfechtung bekannt.
Drei Dinge machen den Eintrag brauchbar: die laufende Nummer, das genaue Datum und der vollständige Wortlaut. Eine Zusammenfassung wie „Rücklage erhöht“ reicht nicht. Wer in fünf Jahren nachsieht, muss den Beschluss ohne Protokoll verstehen.
Wird später geklagt, kommt ein Vermerk dazu, zum Beispiel: „angefochten, Amtsgericht Gelsenkirchen, Az. …“. Nach dem Urteil folgt die Urteilsformel als eigener Eintrag. So sehen Sie immer den aktuellen Stand.
Wer die Beschlusssammlung führt
Nach § 24 WEG Abs. 8 führt der Verwalter die Sammlung. Gibt es keinen Verwalter, übernimmt das der Vorsitzende der Versammlung, wenn die Eigentümer niemand anderen bestimmen. Mehr dazu im Ratgeber WEG ohne Verwalter.
Die Einträge müssen unverzüglich erfolgen, also ohne schuldhaftes Zögern. In der Praxis heißt das: direkt nach der Versammlung beziehungsweise nach der Verkündung eines Umlaufbeschlusses. Eine Sammlung, die Monate hinterherhinkt, ist ein klarer Pflichtverstoß.
Die Form ist frei. Ein Ordner reicht rechtlich aus. Eine digitale Sammlung ist aber deutlich praktischer: Sie lässt sich durchsuchen und den Eigentümern online bereitstellen.
Wer Einsicht nehmen darf
- Jeder Wohnungseigentümer hat das Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 WEG Abs. 4). Dazu gehört die Beschlusssammlung. Einen Grund müssen Sie nicht nennen.
- Kaufinteressenten dürfen einsehen, wenn ein Eigentümer sie dazu ermächtigt. Meist ist das der Verkäufer.
- Mieter haben kein eigenes Einsichtsrecht.
Die Einsicht findet in der Regel in den Räumen der Verwaltung statt oder digital. Kopien können Sie verlangen, gegen Erstattung der Kosten.
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Kostenlos und unverbindlich · Termine vor Ort in GelsenkirchenWarum die Sammlung beim Wohnungskauf Gold wert ist
Wer eine Eigentumswohnung in Gelsenkirchen kauft, kauft die Beschlüsse der Gemeinschaft mit. Sie gelten auch für den neuen Eigentümer. In der Beschlusssammlung sehen Sie zum Beispiel:
- beschlossene, aber noch nicht bezahlte Sanierungen,
- geplante Sonderumlagen,
- Regeln zu Tierhaltung, Vermietung oder baulichen Veränderungen,
- laufende Gerichtsverfahren.
Weitere Prüfpunkte finden Sie im Ratgeber Eigentumswohnung kaufen: Diese WEG-Unterlagen prüfen. Wenn Sie umgekehrt verkaufen wollen, beschleunigt eine saubere Sammlung den Verkauf. Das Maklerteam von GOTTSCHLING Immobilien hat über 400 Verkäufe begleitet – mehr dazu unter Eigentumswohnung verkaufen in Gelsenkirchen.
Wenn die Sammlung fehlt oder lückenhaft ist
Fehlende Einträge sind mehr als ein Schönheitsfehler. Sie führen zu Streit und Fehlentscheidungen. So gehen Sie vor:
- Einsicht schriftlich verlangen und eine Frist setzen.
- Lücken dokumentieren: Welche Versammlungen fehlen?
- Den Punkt auf die Tagesordnung der nächsten Versammlung setzen lassen.
- Bleibt der Verwalter untätig: Abberufung prüfen. Sie ist jederzeit mit einfacher Mehrheit möglich (§ 26 WEG Abs. 3).
Beim Verwalterwechsel muss der alte Verwalter die Sammlung herausgeben. Klappt das nicht, hilft der Ratgeber Alter Verwalter gibt Unterlagen nicht heraus.
Digital und aktuell: so arbeitet GOTTSCHLING Immobilien
Bei GOTTSCHLING Immobilien wird die Beschlusssammlung digital geführt und nach jeder Versammlung zeitnah ergänzt. Eigentümer finden Beschlüsse schnell wieder. Nach einer Übernahme wird die Sammlung des Vorverwalters geprüft und vervollständigt, soweit Unterlagen vorliegen.
Die Kurzfassung des Begriffs finden Sie im Lexikon unter Beschlusssammlung. Was die WEG-Verwaltung in Gelsenkirchen für Ihr Haus kostet, zeigt der Preisrechner: 24 € netto je Einheit und Monat, 5 € je Stellplatz, zzgl. USt.
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Ist die Beschlusssammlung Pflicht?
Ja. Jede Gemeinschaft der Wohnungseigentümer muss eine Beschlusssammlung führen (§ 24 Abs. 7 WEG). Das gilt auch für kleine Gemeinschaften mit zwei oder drei Wohnungen. Führen muss sie der Verwalter oder, ohne Verwalter, der Versammlungsvorsitzende.
Darf ich als Eigentümer die Beschlusssammlung einsehen?
Ja, jederzeit und ohne Begründung (§ 18 Abs. 4 WEG). Der Verwalter muss Ihnen die Einsicht ermöglichen. Viele Verwaltungen stellen die Sammlung inzwischen digital bereit.
Darf ein Kaufinteressent die Beschlusssammlung sehen?
Ja, wenn ein Eigentümer ihn dazu ermächtigt, in der Regel der Verkäufer. Für Käufer ist die Einsicht sehr wichtig, weil alle Beschlüsse auch für sie gelten. Kein seriöser Käufer sollte ohne diesen Blick kaufen.
Was ist der Unterschied zwischen Beschlusssammlung und Protokoll?
Das Protokoll dokumentiert eine einzelne Versammlung mit Ablauf und Ergebnissen. Die Beschlusssammlung listet nur den Wortlaut aller Beschlüsse und Urteile fortlaufend auf. Das Protokoll ist die Quelle, die Sammlung das Inhaltsverzeichnis.
Müssen auch alte Beschlüsse eingetragen werden?
Die Pflicht zur Sammlung gilt für Beschlüsse seit ihrer gesetzlichen Einführung. Ältere Beschlüsse bleiben trotzdem gültig und stehen in den alten Protokollen. Eine gute Verwaltung ergänzt die Sammlung freiwillig um wichtige Altbeschlüsse.
Was passiert, wenn ein Beschluss nicht in der Sammlung steht?
Der Beschluss bleibt wirksam. Die Sammlung hat keine eigene Gültigkeitswirkung. Für Eigentümer und Käufer wird es aber schwer, den Beschluss zu finden. Eine fehlende Eintragung ist eine Pflichtverletzung des Verwalters.
Werden auch abgelehnte Anträge eingetragen?
Das ist umstritten. Auch eine Ablehnung ist rechtlich ein Beschluss, ein sogenannter Negativbeschluss. Viele Verwalter tragen ihn deshalb zur Sicherheit ein. Im Protokoll steht die Ablehnung in jedem Fall.
Fazit
Die Beschlusssammlung ist Pflicht, kostet wenig und verhindert viel Streit. Sie enthält alle Beschlüsse und Urteile im Wortlaut, fortlaufend nummeriert und unverzüglich eingetragen. Jeder Eigentümer darf sie einsehen, Käufer mit Ermächtigung. Fehlt sie oder ist sie lückenhaft, ist das ein deutliches Signal, die eigene Verwaltung zu prüfen.
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