Ratgeber
Alter Verwalter gibt Unterlagen nicht heraus
Nach dem Ende seiner Amtszeit muss der alte Verwalter alle Unterlagen, Gelder und Schlüssel an die Gemeinschaft herausgeben. Der Anspruch steht der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu (§§ 675, 667 BGB) und wird vom neuen Verwalter durchgesetzt. Hilft eine Frist nicht, geht es per Klage oder in Eilfällen per einstweiliger Verfügung zum Amtsgericht.
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- rund 4.000 verwaltete Einheiten
- Zertifizierter Verwalter § 26a WEG
- Mitglied im VDIV NRW
Kurz gesagtDer alte Verwalter muss alles herausgeben, was er für die Gemeinschaft erlangt hat; der neue Verwalter fordert es mit Frist an und setzt es notfalls gerichtlich durch.
Der neue Verwalter steht vor leeren Regalen
Die Gemeinschaft hat es geschafft. Der alte Verwalter ist abberufen, der neue bestellt. Alle atmen auf. Und dann kommt nichts. Keine Ordner, keine Kontozugänge, keine Schlüssel. Der alte Verwalter antwortet nicht – oder schickt einen halben Karton.
Das ist kein Einzelfall. Gerade wenn ein Wechsel im Streit passiert, wird die Übergabe zum Machtspiel. Manchmal steckt auch etwas anderes dahinter: Chaos in der Buchhaltung, das niemand sehen soll.
Die gute Nachricht: Wenn der alte Verwalter die Unterlagen nicht herausgibt, ist die Rechtslage eindeutig. Alles, was der Verwalter für die Gemeinschaft erlangt hat, gehört der Gemeinschaft.
Was der alte Verwalter herausgeben muss
Der Verwaltervertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag. Nach seinem Ende muss der Verwalter alles herausgeben, was er zur Ausführung erhalten und daraus erlangt hat (§§ 675, 667 BGB). Dazu gehören vor allem:
- Geld: Guthaben auf allen Konten der Gemeinschaft und Bargeld
- Konten: Zugänge, Vollmachten, Kontoauszüge
- Beschlüsse: Protokolle, Beschlusssammlung, Einladungen
- Finanzen: Buchhaltung, Belege, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, Vermögensberichte
- Verträge: Versicherungen, Wartungsverträge, Hausmeister, Versorger
- Objektunterlagen: Teilungserklärung, Pläne, Gutachten, Energieausweis, Prüfprotokolle
- Eigentümerdaten: Eigentümerliste, Lastschriftmandate, Korrespondenz
- Schlüssel und Zugangsmedien
- Laufende Vorgänge: offene Schadensfälle, Gerichtsverfahren, Mahnverfahren
Elektronisch geführte Unterlagen gehören dazu. Der Verwalter darf sie nicht einfach löschen.
Kein Zurückbehaltungsrecht als Druckmittel
Manche Verwalter halten Unterlagen zurück, bis eine offene Rechnung bezahlt ist. Das ist bei Verwaltungsunterlagen in aller Regel unzulässig. Die Gemeinschaft braucht diese Unterlagen, um überhaupt handlungsfähig zu sein. Ein Streit um die Vergütung muss separat geklärt werden.
Auch die Abberufung selbst ändert nichts. Selbst wenn der alte Verwalter sie für unberechtigt hält: Sein Amt endet mit der Abberufung. Ab dann darf er die Gemeinschaft nicht mehr vertreten. Mehr dazu im Ratgeber WEG-Verwalter abberufen.
Schritt für Schritt zur Herausgabe
- Übergabe schon im Beschluss regeln. Legen Sie bei der Abberufung fest, bis wann die Unterlagen übergeben werden müssen und an wen. Der Beschluss sollte den neuen Verwalter ermächtigen, die Herausgabe einzufordern.
- Schriftliche Aufforderung mit Frist. Der neue Verwalter fordert die Herausgabe mit einer Liste der Unterlagen an. Frist: zwei bis drei Wochen. Er bietet einen Abholtermin an.
- Übergabeprotokoll. Jeder Ordner, jeder Schlüssel und jedes Konto wird schriftlich festgehalten. So sieht man später, was fehlt.
- Banken informieren. Der neue Verwalter legt der Bank seinen Bestellungsnachweis vor. Liegt das Geld auf einem Konto der Gemeinschaft, kann er so die Verfügungsbefugnis übernehmen.
- Zweite Aufforderung durch einen Anwalt. Bleibt die Herausgabe aus, sollte die Gemeinschaft einen Anwalt beauftragen. Eine Vorlage bietet der Musterbeschluss Herausgabe der Unterlagen und der Musterbeschluss Beauftragung eines Rechtsanwalts.
- Gericht. Herausgabeklage oder, wenn es eilt, eine einstweilige Verfügung beim Amtsgericht.
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Kostenlos und unverbindlich · Termine vor Ort in GelsenkirchenWann es vor Gericht schnell gehen kann
Ohne Unterlagen kann der neue Verwalter oft nicht arbeiten. Kein Hausgeld, keine Rechnungen, keine Versicherung. Gerichte erkennen diese Dringlichkeit an. In solchen Fällen kommt eine einstweilige Verfügung auf Herausgabe in Betracht, zumindest für die Unterlagen, die für den laufenden Betrieb unverzichtbar sind.
Zuständig ist das Amtsgericht am Ort der Anlage (§ 43 WEG). Für Gelsenkirchen ist das das Amtsgericht Gelsenkirchen. Hintergründe finden Sie unter WEG-Streit vor dem Amtsgericht Gelsenkirchen.
Fehlt Geld oder gibt es Hinweise auf Veruntreuung, sollte die Gemeinschaft zusätzlich eine Strafanzeige prüfen. Mehr zu diesem Risiko lesen Sie im Ratgeber Verwalter insolvent: Ist das Geld sicher?
Und die offene Abrechnung?
Oft fehlen nicht nur Ordner, sondern auch die letzte Jahresabrechnung. Sie bleibt Pflicht des alten Verwalters, wenn sie in seiner Amtszeit fällig war. In der Praxis beauftragt die Gemeinschaft häufig den neuen Verwalter und fordert die Kosten vom alten zurück. Wie GOTTSCHLING Immobilien mit offenen Abrechnungen des Vorverwalters umgeht, steht klar im Angebot. Mehr dazu im Ratgeber Verwalter macht keine Abrechnung.
Übergabe mit System
Ein Verwalterwechsel steht und fällt mit der Übergabe. Gibt der Verwalter Unterlagen nicht heraus, kostet das Zeit und Nerven. GOTTSCHLING Immobilien übernimmt die Anforderung der Unterlagen beim Vorgänger, erstellt ein Übergabeprotokoll und stellt Konten und Lastschriften um. Sie müssen sich nicht selbst mit dem alten Verwalter streiten. Als Mitglied im VDIV NRW arbeitet das Team mit den Verbandsvorlagen – auch für die Beschlüsse rund um den Wechsel.
Was der Wechsel kostet, sehen Sie sofort im Preisrechner: 24 € netto je Einheit und Monat, 5 € netto je Stellplatz, zzgl. USt. Das Angebot kommt automatisch per E-Mail. Danach folgt der Vertragsentwurf. Den Ablauf mit Checkliste finden Sie unter WEG-Verwalter gesucht? Der Wechsel in 5 Schritten.
4,8★★★★★Sehr gut bei ProvenExpertüber 300 Bewertungen · 100 % Empfehlungen · Freundlichkeit 4,97Häufige Fragen
Welche Unterlagen muss der alte WEG-Verwalter herausgeben?
Alles, was er für die Gemeinschaft erhalten oder erstellt hat (§§ 675, 667 BGB). Dazu gehören Kontoauszüge und Guthaben, Buchhaltung und Belege, Protokolle und Beschlusssammlung, Verträge, Objektunterlagen, Eigentümerliste und Schlüssel. Auch elektronische Daten zählen dazu.
Wer fordert die Unterlagen vom alten Verwalter an?
Der Anspruch gehört der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Sie wird durch den neuen Verwalter vertreten (§ 9b WEG). Er fordert die Unterlagen an und setzt den Anspruch notfalls gerichtlich durch. Einzelne Eigentümer können das nicht allein.
Darf der alte Verwalter Unterlagen wegen offener Rechnungen zurückhalten?
In aller Regel nicht. Verwaltungsunterlagen braucht die Gemeinschaft, um handlungsfähig zu bleiben. Ein Streit über die Vergütung rechtfertigt kein Zurückhalten. Offene Forderungen muss der alte Verwalter separat geltend machen.
Wie schnell muss der alte Verwalter die Unterlagen herausgeben?
Unverzüglich nach dem Ende seines Amtes. Ein Gesetz nennt keine Tageszahl. Üblich und angemessen ist eine Frist von zwei bis drei Wochen. Am besten regelt schon der Abberufungsbeschluss einen festen Termin.
Was kann die WEG tun, wenn der Verwalter nicht reagiert?
Nach erfolgloser Fristsetzung beauftragt die Gemeinschaft per Beschluss einen Anwalt. Dann folgen Herausgabeklage oder bei Dringlichkeit eine einstweilige Verfügung. Zuständig ist das Amtsgericht am Ort der Anlage, in Gelsenkirchen das Amtsgericht Gelsenkirchen. Die Kosten kann die Gemeinschaft in der Regel vom säumigen Verwalter zurückverlangen.
Was passiert mit dem WEG-Konto beim Verwalterwechsel?
Läuft das Konto auf die Gemeinschaft, bleibt es bestehen. Der neue Verwalter weist sich bei der Bank mit dem Bestellungsbeschluss aus und übernimmt die Verfügungsbefugnis. Läuft das Konto dagegen auf den alten Verwalter, muss er das Guthaben an die Gemeinschaft überweisen.
Übernimmt der neue Verwalter die Anforderung der Unterlagen?
Bei GOTTSCHLING Immobilien ja. Das Team fordert die Unterlagen beim Vorgänger an, dokumentiert die Übergabe und stellt Konten und Lastschriften um. Den Preis für die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft sehen Sie sofort im Preisrechner.
Fazit
Unterlagen, Geld und Schlüssel gehören der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter. Gibt der Verwalter Unterlagen nicht heraus, haben Sie das Recht auf Ihrer Seite. Regeln Sie die Übergabe schon im Abberufungsbeschluss und setzen Sie eine klare Frist. Bleibt der alte Verwalter stur, geht es über einen Anwalt zum Amtsgericht – in Eilfällen auch per einstweiliger Verfügung. Ein neuer Verwalter, der die Übergabe für Sie organisiert, ist im Preisrechner nur wenige Klicks entfernt.
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