Ratgeber
Verwalter macht keine Abrechnung
Der WEG-Verwalter muss nach Ablauf jedes Kalenderjahres eine Jahresabrechnung erstellen (§ 28 Abs. 2 WEG). Bleibt sie aus, setzen Sie ihm schriftlich eine Frist, bringen das Thema auf die Tagesordnung und berufen ihn notfalls ab. Das geht jederzeit mit einfacher Mehrheit.
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- rund 4.000 verwaltete Einheiten
- Zertifizierter Verwalter § 26a WEG
- Mitglied im VDIV NRW
Kurz gesagtFordern Sie die Jahresabrechnung schriftlich mit Frist an; bleibt sie aus, kann die Gemeinschaft den Verwalter jederzeit abberufen und bei schwerer Pflichtverletzung fristlos kündigen.
Ihr Mieter wartet. Ihr Steuerberater auch.
Es ist Herbst. Ihr Verwalter macht keine Abrechnung – die für das letzte Jahr ist immer noch nicht da. Ihr Mieter fragt nach seiner Nebenkostenabrechnung. Ihr Steuerberater braucht Zahlen. Und der Verwalter vertröstet Sie seit Monaten.
Sie sind nicht der Einzige. „Verwalter macht keine Abrechnung“ gehört zu den häufigsten Beschwerden über WEG-Verwaltungen. Und der Ärger ist berechtigt. Denn ohne Jahresabrechnung:
- weiß niemand, ob das Hausgeld gereicht hat,
- gibt es keine Nachzahlung und keine Erstattung,
- können Vermieter die Betriebskosten nicht an Mieter weitergeben,
- fehlt die Grundlage für einen realistischen neuen Wirtschaftsplan.
Was das Gesetz verlangt
Die Pflicht ist eindeutig. Nach Ablauf des Kalenderjahres stellt der Verwalter eine Jahresabrechnung auf (§ 28 Abs. 2 WEG). Die Eigentümer beschließen dann über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse. Zusätzlich muss der Verwalter einen Vermögensbericht erstellen und jedem Eigentümer zur Verfügung stellen (§ 28 Abs. 4 WEG).
Wann muss sie fertig sein? Das Gesetz nennt keine feste Frist. Oft regelt der Verwaltervertrag einen Termin. Steht dort nichts, gilt: innerhalb angemessener Zeit. In der Praxis sehen Gerichte meist die ersten Monate des Folgejahres als Richtschnur. Eine Abrechnung, die im Herbst noch fehlt, ist in aller Regel zu spät.
Bedenken Sie auch Ihre Frist als Vermieter: Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen – außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Mehr dazu im Ratgeber Nebenkostenabrechnung: Fristen für Vermieter.
Schritt 1: Schriftlich mit Frist anfordern
Bleiben Sie freundlich, aber bestimmt. Schreiben Sie dem Verwalter per E-Mail oder Brief:
- welche Abrechnung fehlt (Kalenderjahr),
- dass Sie sie nach § 28 Abs. 2 WEG erwarten,
- bis wann Sie sie erwarten. Eine Frist von drei Wochen ist angemessen.
Am besten schreibt nicht nur ein Eigentümer, sondern der Verwaltungsbeirat. Er überwacht den Verwalter (§ 29 Abs. 2 WEG). So hat die Anfrage mehr Gewicht. Bewahren Sie alles auf. Diese Nachweise brauchen Sie später, wenn es um eine fristlose Kündigung geht.
Schritt 2: Unterlagen einsehen
Jeder Eigentümer darf die Verwaltungsunterlagen einsehen (§ 18 Abs. 4 WEG). Dazu gehören Kontoauszüge, Rechnungen und Belege. Fordern Sie einen Termin zur Einsicht an. Oft zeigt schon ein Blick auf die Kontoauszüge, warum die Abrechnung fehlt: Chaos in der Buchhaltung, offene Posten oder fehlende Belege.
Wird die Einsicht verweigert, ist das ein weiteres Warnsignal. Halten Sie auch das schriftlich fest.
Schritt 3: Auf die Tagesordnung setzen
Kommt nach Fristablauf nichts, muss die Gemeinschaft entscheiden. Beantragen Sie für die nächste Versammlung diese Punkte:
- Abberufung des Verwalters
- Kündigung des Verwaltervertrags
- Bestellung eines neuen Verwalters
- Beauftragung des neuen Verwalters mit der Erstellung der offenen Abrechnung
Will der Verwalter keine Versammlung einberufen, können mehr als ein Viertel der Eigentümer sie verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG). Weigert er sich, lädt der Beiratsvorsitzende ein (§ 24 Abs. 3 WEG). Wie das geht, lesen Sie im Ratgeber Verwalter beruft keine Versammlung ein.
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Kostenlos und unverbindlich · Termine vor Ort in GelsenkirchenSchritt 4: Abberufen und neu starten
Die Abberufung geht jederzeit, ohne wichtigen Grund, mit einfacher Mehrheit (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach. Eine dauerhaft fehlende Jahresabrechnung trotz Fristsetzung kann zusätzlich ein wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung sein. Dann endet auch die Vergütungspflicht sofort. Ob das im Einzelfall trägt, hängt von den Umständen ab.
Details lesen Sie in den Ratgebern WEG-Verwalter abberufen und Verwaltervertrag kündigen.
Wer macht die Abrechnung nach dem Wechsel?
Diese Frage stellen fast alle. Die Faustregel: Die Pflicht trifft den Verwalter, der im Amt ist, wenn die Abrechnung fällig wird. Hatte der alte Verwalter sie schon geschuldet, bleibt es seine Pflicht. Die Gemeinschaft kann ihn darauf in Anspruch nehmen.
In der Praxis ist das oft mühsam. Viele Gemeinschaften beauftragen deshalb den neuen Verwalter mit der offenen Abrechnung. Die Kosten machen sie gegenüber dem alten Verwalter geltend. Wie GOTTSCHLING Immobilien mit offenen Abrechnungen des Vorverwalters umgeht, steht klar im Angebot. Wichtig ist, dass der neue Verwalter alle Unterlagen bekommt. Was Sie tun, wenn der alte Verwalter mauert, lesen Sie unter Alter Verwalter gibt Unterlagen nicht heraus.
Pünktliche Abrechnung als Standard
Bei GOTTSCHLING Immobilien sind Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan und Vermögensbericht fester Bestandteil der WEG-Verwaltung. Sie bekommen die Zahlen so, dass Sie sie verstehen und prüfen können. Wie Sie eine Abrechnung prüfen, zeigt der Ratgeber Jahresabrechnung prüfen. Besitzen Sie eine vermietete Wohnung in der Anlage? Dann übernimmt die Sondereigentumsverwaltung auch die Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter.
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4,8★★★★★Sehr gut bei ProvenExpertüber 300 Bewertungen · 100 % Empfehlungen · Freundlichkeit 4,97Häufige Fragen
Bis wann muss der WEG-Verwalter die Jahresabrechnung erstellen?
Das WEG nennt keine feste Frist, nur die Pflicht nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 28 Abs. 2 WEG). Häufig regelt der Verwaltervertrag einen Termin. Ohne Regelung gilt eine angemessene Zeit, die Gerichte meist in den ersten Monaten des Folgejahres sehen. Fehlt die Abrechnung im Herbst noch, ist das in aller Regel deutlich zu spät.
Was kann ich tun, wenn der Verwalter keine Abrechnung macht?
Fordern Sie die Abrechnung schriftlich mit Frist an, am besten über den Verwaltungsbeirat. Sehen Sie die Unterlagen ein (§ 18 Abs. 4 WEG). Bleibt die Abrechnung aus, beantragen Sie Abberufung und Neubestellung für die nächste Versammlung. Die Abberufung ist jederzeit mit einfacher Mehrheit möglich.
Ist eine fehlende Jahresabrechnung ein Grund für die fristlose Kündigung?
Sie kann es sein, vor allem wenn der Verwalter trotz Fristsetzung untätig bleibt oder wiederholt nicht abrechnet. Entscheidend sind die Umstände des Einzelfalls. Dokumentieren Sie Anfragen, Fristen und Ausreden. Unabhängig davon ist die Abberufung ohne Grund immer möglich.
Kann ich den Verwalter selbst auf Erstellung der Abrechnung verklagen?
Seit der WEG-Reform richtet sich Ihr Anspruch als Eigentümer gegen die Gemeinschaft, nicht direkt gegen den Verwalter. Die Gemeinschaft muss die Abrechnung durchsetzen. Notfalls können Sie klagen, damit die Gemeinschaft handelt. Zuständig ist das Amtsgericht am Ort der Anlage, in Gelsenkirchen das Amtsgericht Gelsenkirchen.
Was bedeutet die fehlende Abrechnung für meine Nebenkostenabrechnung als Vermieter?
Die Frist von zwölf Monaten nach § 556 Abs. 3 BGB läuft trotzdem. Nachforderungen sind danach grundsätzlich ausgeschlossen, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ob eine verspätete WEG-Abrechnung als Entschuldigung reicht, ist umstritten. Drängen Sie deshalb früh auf die Abrechnung.
Wer erstellt die Abrechnung nach einem Verwalterwechsel?
War die Abrechnung schon vor dem Wechsel fällig, bleibt sie Pflicht des alten Verwalters. Oft beauftragt die Gemeinschaft trotzdem den neuen Verwalter und fordert die Kosten vom alten zurück. Bei GOTTSCHLING Immobilien steht im Angebot klar, wie mit offenen Abrechnungen des Vorverwalters umgegangen wird. Entscheidend ist die vollständige Übergabe aller Unterlagen.
Was kostet ein Verwalter, der pünktlich abrechnet?
Bei GOTTSCHLING Immobilien kostet die WEG-Verwaltung 24 € netto je Einheit und Monat und 5 € netto je Stellplatz, zzgl. USt. Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan und Vermögensbericht gehören dazu. Ihren Preis sehen Sie sofort im Preisrechner.
Fazit
Ein Verwalter, der keine Abrechnung macht, verletzt eine Kernpflicht aus § 28 WEG. Setzen Sie ihm schriftlich eine Frist und sehen Sie die Unterlagen ein. Kommt nichts, bringen Sie Abberufung und Neubestellung auf die Tagesordnung. Das geht jederzeit mit einfacher Mehrheit. Mit dem Preisrechner haben Sie das Angebot für den Neustart sofort in der Hand.
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