Ratgeber
Jahresabrechnung prüfen: Schritt für Schritt
Die Jahresabrechnung der WEG zeigt, was im letzten Jahr wirklich ausgegeben wurde, und ob Sie nachzahlen müssen oder Geld zurückbekommen (§ 28 Abs. 2 WEG). Beschlossen werden nur die Nachschüsse und Erstattungen. Prüfen Sie vor allem den Kontenabgleich, den Verteilerschlüssel, die Rücklage und Ihre Einzelabrechnung.
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- rund 4.000 verwaltete Einheiten
- Zertifizierter Verwalter § 26a WEG
- Mitglied im VDIV NRW
Kurz gesagtGehen Sie in sieben Schritten vor: Kontostände abgleichen, Gesamtkosten plausibilisieren, Schlüssel prüfen, Einzelabrechnung nachrechnen, Rücklage kontrollieren, Belege einsehen, Fristen beachten.
Zwölf Seiten Zahlen – und unten steht „Nachzahlung 840 €“
Die Abrechnung liegt auf dem Tisch. Tabellen, Schlüssel, Summen. Ganz unten eine Zahl, die Ihnen nicht gefällt. Die meisten Eigentümer blättern kurz durch und stimmen in der Versammlung zu. Danach ist es zu spät.
Dabei brauchen Sie keine Buchhaltungsausbildung. Mit sieben Schritten finden Sie die häufigsten Fehler. Rechnen Sie mit etwa einer Stunde. Das lohnt sich, denn mit dem Beschluss werden die Zahlungen verbindlich.
Was seit der WEG-Reform beschlossen wird
Wichtig zum Verständnis: Die Eigentümer beschließen nicht mehr über die ganze Abrechnung. Sie beschließen nur über die Nachschüsse (Nachzahlungen) und die Anpassung der Vorschüsse (Erstattungen) (§ 28 WEG Abs. 2). Man spricht von den „Abrechnungsspitzen“.
Die Abrechnung selbst ist die Grundlage. Ein Fehler in der Abrechnung führt nur dann zum Erfolg einer Anfechtung, wenn er sich auf die Abrechnungsspitzen auswirkt. Eine Vorlage für den Beschluss bietet der Musterbeschluss Jahresabrechnung und Nachschüsse.
Die Checkliste in sieben Schritten
1. Kontostände abgleichen
Anfangsbestand + Einnahmen − Ausgaben = Endbestand. Der Endbestand muss mit dem Kontoauszug zum 31.12. übereinstimmen. Passt das nicht, ist etwas faul. Das ist der wichtigste Einzeltest.
2. Gesamtkosten plausibilisieren
Vergleichen Sie jede Kostenart mit dem Wirtschaftsplan und dem Vorjahr. Große Abweichungen muss der Verwalter erklären können.
3. Verteilerschlüssel prüfen
Wird jede Kostenart nach dem richtigen Schlüssel verteilt? Maßgeblich sind Teilungserklärung und Beschlüsse (§ 16 WEG Abs. 2). Heizkosten folgen der Heizkostenverordnung.
4. Ihre Einzelabrechnung nachrechnen
Stimmen Ihre Miteigentumsanteile? Sind Ihre tatsächlich gezahlten Hausgelder vollständig erfasst? Prüfen Sie das mit Ihren Kontoauszügen.
5. Rücklage kontrollieren
Wurde die beschlossene Zuführung tatsächlich gebucht? Wurden Entnahmen nur für beschlossene Zwecke gemacht? Den Stand zeigt auch der Vermögensbericht.
6. Belege stichprobenartig einsehen
Jeder Eigentümer darf die Belege einsehen (§ 18 WEG Abs. 4). Prüfen Sie die größten Rechnungen. Gab es dafür einen Beschluss? Passt die Leistung zum Haus?
7. Fristen im Blick behalten
Wird die Abrechnung beschlossen, haben Sie einen Monat für eine Anfechtung (§ 45 WEG). Stellen Sie Fragen deshalb vor der Versammlung.
Die häufigsten Fehler in WEG-Abrechnungen
- Kontostände stimmen nicht mit der Bank überein.
- Rücklagenzuführung als Ausgabe verbucht, aber nicht aufs Rücklagenkonto überwiesen.
- Kosten einer einzelnen Wohnung, zum Beispiel eine Mahngebühr, auf alle verteilt.
- Falscher Schlüssel für Aufzug oder Kabelgebühren.
- Rechnungen aus dem Vorjahr doppelt gebucht.
- Zahlungen eines Eigentümers nicht erfasst, dadurch falscher Rückstand.
- Abrechnung kommt sehr spät oder gar nicht. Dazu der Ratgeber Verwalter macht keine Abrechnung.
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Aus der WEG-Abrechnung erstellen Sie die Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter. Diese muss ihm spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Kommt die WEG-Abrechnung spät, wird es eng.
Achten Sie darauf, dass die Abrechnung umlagefähige Kosten erkennbar ausweist. Welche Posten das sind, erklärt der Ratgeber Welcher Teil vom Hausgeld ist umlagefähig?. Für die CO2-Kostenaufteilung braucht der Vermieter außerdem Angaben zu Brennstoffmenge und CO2-Kosten aus der Heizkostenabrechnung.
Der Beirat als Ihr Verbündeter
Der Verwaltungsbeirat soll die Abrechnung vor dem Beschluss prüfen und eine Stellungnahme abgeben (§ 29 WEG Abs. 2). Lesen Sie diese Stellungnahme. Fragen Sie den Beirat, welche Belege er gesehen hat. Mehr zur Rolle des Beirats im Ratgeber Der Verwaltungsbeirat: Aufgaben und Haftung.
Die Kurzfassung des Begriffs steht im Lexikon unter Jahresabrechnung.
Eine Abrechnung, die Sie verstehen
Eine gute Abrechnung braucht keine Übersetzung. Bei GOTTSCHLING Immobilien bekommen Eigentümer eine Gesamt- und Einzelabrechnung mit Kontenabgleich, Rücklagenentwicklung und Vermögensbericht. Belege liegen geordnet vor. Der Beirat erhält die Unterlagen rechtzeitig vor der Versammlung.
Wenn Ihre Abrechnung regelmäßig zu spät kommt oder nicht aufgeht, ist ein Wechsel oft die beste Lösung. Lesen Sie WEG-Verwalter gesucht? Der Wechsel in 5 Schritten. Der Preis für die WEG-Verwaltung in Gelsenkirchen: 24 € netto je Einheit und Monat, 5 € je Stellplatz, zzgl. USt. – sofort berechnet im Preisrechner.
Häufige Fragen
Wie prüfe ich die Jahresabrechnung der WEG am schnellsten?
Starten Sie mit dem Kontenabgleich: Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben muss den Endbestand laut Kontoauszug ergeben. Dann vergleichen Sie die großen Kostenarten mit dem Vorjahr und prüfen Ihre eigenen Zahlungen in der Einzelabrechnung. Diese drei Schritte finden die meisten Fehler.
Bis wann muss der Verwalter die Jahresabrechnung erstellen?
Das Gesetz sagt „nach Ablauf des Kalenderjahres“ (§ 28 Abs. 2 WEG), ohne feste Frist. Die Rechtsprechung erwartet die Abrechnung in der Regel innerhalb der ersten Monate des Folgejahres. Viele Verwalterverträge legen eine Frist fest.
Worüber stimmen die Eigentümer bei der Jahresabrechnung ab?
Seit der WEG-Reform nur über die Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse, also über das, was jeder nachzahlt oder zurückbekommt. Die Abrechnung selbst ist die Rechengrundlage. Fehler darin sind nur relevant, wenn sie sich auf diese Beträge auswirken.
Darf ich die Belege zur Jahresabrechnung einsehen?
Ja. Jeder Eigentümer hat ein Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG). Die Einsicht erfolgt in den Räumen der Verwaltung oder digital. Kündigen Sie Ihren Termin rechtzeitig vor der Versammlung an.
Was mache ich, wenn ich einen Fehler finde?
Schreiben Sie dem Verwalter vor der Versammlung und bitten Sie um Korrektur. Informieren Sie den Beirat. Wird die fehlerhafte Abrechnung trotzdem beschlossen, können Sie den Beschluss innerhalb eines Monats anfechten (§ 45 WEG).
Muss ich die Nachzahlung leisten, wenn ich die Abrechnung anfechte?
Ja. Ein angefochtener Beschluss gilt, bis ein Gericht ihn aufhebt. Sie müssen die Nachzahlung also zunächst leisten. Wird der Beschluss aufgehoben, erhalten Sie zu viel gezahltes Geld zurück.
Wer zahlt die Nachzahlung, wenn ich die Wohnung im laufenden Jahr verkauft habe?
Gegenüber der Gemeinschaft schuldet der Eigentümer die Nachschüsse, der zum Zeitpunkt des Beschlusses im Grundbuch steht. Das ist meist der Käufer. Im Kaufvertrag regeln Käufer und Verkäufer, wer intern welchen Anteil trägt.
Braucht die Jahresabrechnung einen Vermögensbericht?
Der Vermögensbericht ist ein eigenes Dokument, das der Verwalter nach dem Kalenderjahr zusätzlich erstellen muss (§ 28 Abs. 4 WEG). Er zeigt den Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen. Über ihn wird nicht beschlossen.
Fazit
Die Jahresabrechnung zu prüfen ist keine Raketenwissenschaft. Kontenabgleich, Kostenvergleich, Verteilerschlüssel, Ihre Einzelabrechnung, Rücklage, Belege – mit diesen sieben Schritten finden Sie die meisten Fehler in einer Stunde. Stellen Sie Fragen vor der Versammlung und behalten Sie die Monatsfrist für eine Anfechtung im Blick. Eine Verwaltung, deren Abrechnung pünktlich kommt und aufgeht, ist dabei die beste Absicherung.
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