Musterbeschluss zum Kopieren
Musterbeschluss Herausgabe der Unterlagen vom früheren Verwalter
Der alte Verwalter ist weg, die Unterlagen auch? Dann muss Ihre Gemeinschaft die Herausgabe einfordern. Den Anspruch hat die Gemeinschaft selbst, nicht der einzelne Eigentümer. Mit dem Musterbeschluss setzen Sie eine Frist und bereiten notfalls die Klage vor.
- ★★★★★ 4,8 von 5 · über 300 Bewertungen
- rund 4.000 verwaltete Einheiten
- Zertifizierter Verwalter § 26a WEG
- Mitglied im VDIV NRW
Kurz gesagtDie Gemeinschaft fordert die Unterlagen per Mehrheitsbeschluss vom früheren Verwalter heraus, setzt eine Frist und ermächtigt den neuen Verwalter, den Anspruch nach § 9a Abs. 2 WEG notfalls einzuklagen.
Ein leerer Aktenschrank zum Start
Der neue Verwalter fängt an. Er braucht die Beschlusssammlung, die letzten Abrechnungen, die Verträge mit Versorgern und die Schlüssel. Doch der alte Verwalter meldet sich nicht. Oder er schickt nur einen Teil. Ohne Unterlagen weiß niemand, welche Rechnungen offen sind. Die nächste Abrechnung wird zum Ratespiel.
Sie sind damit nicht allein. „Verwalter gibt Unterlagen nicht heraus“ ist eine der häufigsten Sorgen beim Wechsel. Der Ratgeber Verwalter gibt Unterlagen nicht heraus erklärt die Hintergründe. Der Beschluss unten macht aus Ärger einen klaren Plan. Der Musterbeschluss Herausgabe der Unterlagen vom früheren Verwalter unten enthält Liste, Frist und Plan B.
Der Beschlusstext zum Kopieren
TOP [Nr.]: Herausgabe der Verwaltungsunterlagen durch den früheren Verwalter
1. Die Wohnungseigentümer der Gemeinschaft [Name der WEG], [Straße und Hausnummer], [PLZ] Gelsenkirchen, fordern den früheren Verwalter [Name und Anschrift] auf, sämtliche Verwaltungsunterlagen und Gegenstände der Gemeinschaft bis zum [Datum] an den derzeitigen Verwalter [Name] herauszugeben. Dazu gehören insbesondere:
- a) die Beschluss-Sammlung und alle Niederschriften der Versammlungen,
- b) Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen und Vermögensberichte mit allen Belegen der letzten [Anzahl] Jahre,
- c) Kontoauszüge, Zugangsdaten und Unterlagen zu allen Konten der Gemeinschaft,
- d) Verträge mit Dienstleistern, Versorgern und Versicherungen,
- e) Baupläne, Wartungsnachweise, Prüfprotokolle und Gewährleistungsunterlagen,
- f) die Eigentümerliste mit Anschriften und SEPA-Lastschriftmandaten,
- g) alle Schlüssel, Transponder und Zugangsmittel.
2. Der frühere Verwalter wird zugleich aufgefordert, das Gemeinschaftsvermögen einschließlich der Erhaltungsrücklage auf das Konto der Gemeinschaft [IBAN] zu übertragen und über seine Verwaltung bis zum Ende seiner Amtszeit Rechnung zu legen.
3. Erfolgt die Herausgabe nicht fristgerecht oder unvollständig, wird der Verwalter ermächtigt, im Namen der Gemeinschaft einen Rechtsanwalt mit der außergerichtlichen und gerichtlichen Durchsetzung zu beauftragen. Die Kosten trägt zunächst die Gemeinschaft. Sie werden nach dem allgemeinen Verteilungsschlüssel umgelegt. Erstattungsansprüche gegen den früheren Verwalter bleiben vorbehalten.
Abstimmung: Ja [Anzahl] – Nein [Anzahl] – Enthaltung [Anzahl]. Der Versammlungsleiter verkündet: Der Beschluss ist [angenommen / abgelehnt].
Wichtig: Diese Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung. Passen Sie den Beschluss an Ihre Gemeinschaft, Ihre Teilungserklärung und Ihre Vereinbarungen an. Lassen Sie ihn im Zweifel vor der Versammlung prüfen.
Wem der Anspruch gehört
Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Seit der WEG-Reform ist sie selbst Trägerin der Verwaltung (§ 18 Abs. 1 WEG). Ansprüche, die alle Eigentümer gemeinsam betreffen, macht nur die Gemeinschaft geltend (§ 9a Abs. 2 WEG). Ein einzelner Eigentümer kann den alten Verwalter also nicht selbst auf Herausgabe verklagen.
Vertreten wird die Gemeinschaft dabei durch den neuen Verwalter. Deshalb ist der Beschluss so wichtig: Er gibt dem neuen Verwalter den klaren Auftrag und die Befugnis, einen Anwalt einzuschalten. Wie das geht, zeigt auch der Musterbeschluss Rechtsanwalt beauftragen.
Mehrheit, Frist und Gericht
Der Beschluss braucht die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Setzen Sie eine angemessene Frist. Ein paar Wochen sind üblich. Zu kurze Fristen wirken unfair und schwächen später Ihre Position.
Bleibt der alte Verwalter untätig, ist das Amtsgericht Gelsenkirchen zuständig. Das gilt für alle Streitigkeiten rund um eine WEG mit Grundstück in Gelsenkirchen (§ 43 WEG). Die Gerichtskosten trägt am Ende meist, wer verliert. Mehr zum Streit vor Gericht lesen Sie im Ratgeber WEG-Streit am Amtsgericht Gelsenkirchen.
Fehler, die die Übergabe verzögern
- Keine Liste. „Alle Unterlagen“ ist zu ungenau. Eine Liste macht Lücken sichtbar.
- Geld vergessen. Die Rücklage und das Girokonto sind wichtiger als jeder Ordner.
- Keine Rechnungslegung. Ohne Abschluss des alten Verwalters fehlt der Startwert für die nächste Abrechnung.
- Kein Plan B. Ohne Ermächtigung zum Anwalt beginnt das Warten nach Fristablauf von vorn.
Wer macht eigentlich die Abrechnung für das Wechseljahr? Diese Frage klärt der Ratgeber Verwalter macht keine Abrechnung.
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Kostenlos und unverbindlich · Termine vor Ort in GelsenkirchenVom Beschluss zur Klage in vier Schritten
- Beschluss fassen. Ein Beispiel für die Mehrheit: 9 Ja-Stimmen, 2 Nein-Stimmen, 3 Enthaltungen. Gezählt werden nur Ja und Nein. 9 ist mehr als 2. Der Beschluss ist angenommen.
- Aufforderung schicken. Der neue Verwalter schickt dem früheren Verwalter den Beschluss mit Liste und Frist. Am besten nachweisbar, etwa per Einwurf-Einschreiben.
- Frist abwarten und nachfassen. Kommt nur ein Teil, benennt der neue Verwalter genau, was fehlt.
- Anwalt einschalten. Läuft die Frist ohne Ergebnis ab, beauftragt der Verwalter einen Anwalt. Das erlaubt Nr. 3 des Beschlusses.
Der Beschluss zur Herausgabe der Unterlagen vom früheren Verwalter wirkt oft schon allein. Viele frühere Verwalter liefern, sobald eine klare Frist und eine Klage im Raum stehen.
Was Sie bis zur Herausgabe selbst tun können
Warten ist keine Strategie. Bis der alte Verwalter liefert, kann Ihre Gemeinschaft einiges selbst sichern:
- Bank informieren. Der neue Verwalter legt der Bank das Protokoll mit seiner Bestellung vor. So bekommt er Zugriff auf die Konten der Gemeinschaft.
- Eigene Unterlagen sammeln. Viele Eigentümer haben Protokolle und Abrechnungen der letzten Jahre zu Hause. Kopien helfen beim Neustart.
- Versorger anschreiben. Stadtwerke, Wasserversorger und Versicherer können Vertragsdaten und Zählerstände nennen.
- Grundbuch einsehen. Die Eigentümerliste lässt sich über das Grundbuch abgleichen, wenn sie fehlt.
So bleibt die Gemeinschaft handlungsfähig, auch wenn die Akten noch fehlen. Wie Sie die Abrechnung später auf Vollständigkeit prüfen, zeigt der Ratgeber Jahresabrechnung prüfen.
Wie die Übergabe bei GOTTSCHLING Immobilien läuft
Beim Wechsel zu GOTTSCHLING Immobilien fordert das Team die Unterlagen mit einer genauen Liste an. Es prüft Vollständigkeit, sichert die Konten und stellt die Lastschriften um. Die Verwaltung arbeitet mit den Musterbeschlüssen des VDIV NRW, ist zertifiziert nach § 26a WEG und betreut rund 4.000 Einheiten. Der Sitz ist in Essen, Termine finden in Gelsenkirchen statt.
Den ganzen Ablauf zeigt die Seite Verwalterwechsel in Gelsenkirchen. Ihren Preis sehen Sie sofort im Preisrechner: 24 € netto je Einheit und Monat, 5 € netto je Stellplatz, zuzüglich Umsatzsteuer. Das Angebot kommt automatisch per E-Mail. Weitere Vorlagen unter Musterbeschlüsse.
4,8★★★★★Sehr gut bei ProvenExpertüber 300 Bewertungen · 100 % Empfehlungen · Freundlichkeit 4,97Häufige Fragen
Welche Unterlagen muss der alte Verwalter herausgeben?
Alles, was er für die Gemeinschaft geführt hat. Dazu zählen Beschlusssammlung, Protokolle, Abrechnungen mit Belegen, Kontounterlagen, Verträge, Pläne, Wartungsnachweise, Eigentümerliste und Schlüssel. Auch das Gemeinschaftsvermögen samt Rücklage muss er übertragen.
Kann ein einzelner Eigentümer die Herausgabe der Unterlagen verlangen?
Nein, der Anspruch steht der Gemeinschaft zu. Nach § 9a Abs. 2 WEG macht sie ihn selbst geltend, vertreten durch den neuen Verwalter. Ein Eigentümer kann aber einen Beschluss beantragen, damit die Gemeinschaft handelt.
Welche Frist ist für die Herausgabe angemessen?
Eine Frist von einigen Wochen ist üblich. Sie sollte genug Zeit zum Zusammenstellen geben. Ist die Frist abgelaufen, kann die Gemeinschaft einen Anwalt einschalten, wenn der Beschluss das erlaubt.
Welches Gericht ist für die Herausgabeklage in Gelsenkirchen zuständig?
Das Amtsgericht Gelsenkirchen. Nach § 43 WEG ist das Gericht am Ort des Grundstücks zuständig. Ein früheres Amtsgericht in Buer gibt es nicht mehr.
Wer zahlt den Anwalt für die Herausgabeklage?
Zunächst die Gemeinschaft, umgelegt nach dem Verteilungsschlüssel. Gewinnt sie, muss der alte Verwalter die Kosten in der Regel erstatten. Halten Sie im Beschluss fest, dass Erstattungsansprüche vorbehalten bleiben.
Darf der alte Verwalter Unterlagen zurückhalten, bis er bezahlt ist?
In der Regel nicht. Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft und werden für die laufende Verwaltung gebraucht. Offene Vergütung muss er gesondert geltend machen. Im Streitfall sollte ein Anwalt die Lage prüfen.
Fazit
Ohne Unterlagen kann keine Verwaltung arbeiten. Der Musterbeschluss Herausgabe der Unterlagen vom früheren Verwalter oben ist dafür die Grundlage. Fassen Sie den Herausgabebeschluss mit genauer Liste, Frist und Ermächtigung zum Anwalt. Vergessen Sie Konten und Rücklage nicht. Dann bleibt der alte Verwalter nicht lange stumm. Den neuen Verwalter finden Sie über den Preisrechner.
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