Ratgeber
Vergütung und Versicherung für den Beirat
Der Verwaltungsbeirat arbeitet grundsätzlich ehrenamtlich. Die Gemeinschaft darf ihm aber per Beschluss seine Auslagen ersetzen und eine angemessene Aufwandsentschädigung zahlen. Wichtig: Eine echte Vergütung kann die Haftungserleichterung nach § 29 Abs. 3 WEG kosten – eine Vermögensschadenhaftpflicht schließt diese Lücke.
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- rund 4.000 verwaltete Einheiten
- Zertifizierter Verwalter § 26a WEG
- Mitglied im VDIV NRW
Kurz gesagtAuslagenersatz und eine maßvolle Aufwandsentschädigung sind per Beschluss möglich. Zum Schutz der Beiräte empfiehlt sich eine Vermögensschadenhaftpflicht, bezahlt von der Gemeinschaft.
Zwanzig Stunden Belege prüfen – für ein Dankeschön?
Der Beirat sitzt jedes Jahr mehrere Abende über der Abrechnung. Er fährt zur Verwaltung, telefoniert mit Handwerkern, liest Angebote. Die anderen Eigentümer bedanken sich kurz in der Versammlung. Das war es.
Kein Wunder, dass viele Gemeinschaften keinen Beirat mehr finden. Eine kleine Anerkennung und ein guter Versicherungsschutz machen das Amt attraktiver. Beides ist erlaubt. Es kommt nur auf die richtige Form an.
Drei Arten, den Beirat zu entlasten
| Form | Was ist das? | Folge für die Haftung |
|---|---|---|
| Auslagenersatz | Erstattung echter Kosten gegen Nachweis: Porto, Fahrtkosten, Kopien | bleibt unentgeltlich, Haftungserleichterung bleibt |
| Aufwandspauschale | fester Betrag pro Jahr, der den typischen Aufwand abdeckt | bei maßvoller Höhe meist unschädlich, rechtlich nicht abschließend geklärt |
| Vergütung | Bezahlung für Zeit und Arbeit, deutlich über den Kosten | Haftungserleichterung nach § 29 Abs. 3 WEG entfällt |
Die Faustregel: Je mehr eine Zahlung nach Lohn aussieht, desto eher haftet der Beirat schon für leichte Fahrlässigkeit. Wer das nicht will, bleibt bei Auslagenersatz oder einer bescheidenen Pauschale.
So beschließen Sie die Aufwandsentschädigung richtig
Eine Aufwandsentschädigung braucht einen Beschluss der Eigentümer. Die einfache Mehrheit genügt. Der Beschluss sollte regeln:
- die Höhe pro Jahr und pro Beiratsmitglied oder für den ganzen Beirat,
- ob der Vorsitzende mehr bekommt,
- ob zusätzlich Auslagen gegen Beleg erstattet werden,
- wann die Zahlung fällig ist, zum Beispiel nach der Versammlung mit der Jahresabrechnung,
- dass die Kosten als Verwaltungskosten aller Eigentümer in den Wirtschaftsplan eingehen.
Die Höhe muss angemessen sein und ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen (§ 19 WEG Abs. 1). Eine übertrieben hohe Pauschale kann angefochten werden. Eine Vorlage bietet der Musterbeschluss Aufwandsentschädigung für den Beirat.
Beispiel zur Größenordnung: In einer Gemeinschaft mit 20 Wohnungen kostet eine Pauschale von 300 € im Jahr jeden Eigentümer im Schnitt 15 € jährlich. Das ist wenig im Vergleich zum Wert einer sorgfältig geprüften Abrechnung.
Die Vermögensschadenhaftpflicht: Schutz für das Ehrenamt
Auch ehrenamtliche Beiräte haben ein Restrisiko. Grobe Fahrlässigkeit ist schneller passiert, als man denkt. Und schon ein Verdacht kann zu einem teuren Streit führen.
Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für den Beirat (oft „D&O-Versicherung“ genannt) übernimmt:
- berechtigte Schadensersatzforderungen bis zur Versicherungssumme,
- die Abwehr unberechtigter Forderungen, also Anwalts- und Gerichtskosten.
Die Gemeinschaft kann per Mehrheitsbeschluss eine solche Versicherung abschließen und die Prämie aus dem Hausgeld zahlen. Das entspricht ordnungsmäßiger Verwaltung, weil es das Ehrenamt sichert. Eine Vorlage bietet der Musterbeschluss Vermögensschadenhaftpflicht für den Beirat.
Prüfen Sie beim Angebot: Ist grobe Fahrlässigkeit mitversichert? Gilt der Schutz für alle Mitglieder? Sind frühere Amtsjahre eingeschlossen?
Entlastung: der einfache zweite Schutz
Neben der Versicherung kann die Versammlung dem Beirat jedes Jahr die Entlastung erteilen. Das ist ein Beschluss, mit dem die Gemeinschaft auf bekannte oder erkennbare Ansprüche gegen den Beirat verzichtet. Beim Verwalter geht das genauso. Eine Vorlage dafür bietet der Musterbeschluss Entlastung des Verwalters.
Die Entlastung ist kostenlos und schnell erledigt. Sie wirkt aber nur für das, was die Eigentümer beim Beschluss wissen konnten. Für Verborgenes bleibt die Versicherung wichtig. Mehr zum Amt selbst lesen Sie im Ratgeber Der Verwaltungsbeirat: Aufgaben und Haftung, die Kurzfassung im Lexikon unter Verwaltungsbeirat.
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Kostenlos und unverbindlich · Termine vor Ort in GelsenkirchenSteuern auf die Aufwandsentschädigung
Eine Aufwandsentschädigung kann beim Beirat steuerpflichtig sein. Die steuerfreie Ehrenamtspauschale für gemeinnützige Vereine gilt für die WEG in der Regel nicht, weil die Gemeinschaft nicht gemeinnützig ist. Reiner Auslagenersatz gegen Beleg ist dagegen meist unproblematisch.
Klären Sie die Einzelheiten mit Ihrem Steuerberater. Für die Gemeinschaft genügt es, die Zahlungen sauber in der Jahresabrechnung auszuweisen.
Die häufigsten Fehler
- Zahlung ohne Beschluss: Der Verwalter überweist dem Beirat „wie immer“ einen Betrag. Ohne Beschluss fehlt die Grundlage. Die Gemeinschaft kann das Geld zurückfordern.
- Beiratsmitglieder stimmen für sich selbst: Über die eigene Pauschale mitzustimmen ist rechtlich heikel. Besser: Der Beirat enthält sich bei diesem Punkt.
- Versicherung ohne Prüfung: Eine Police ohne Schutz bei grober Fahrlässigkeit hilft im Ernstfall kaum.
- Keine Befristung: Eine Pauschale ohne Überprüfung läuft Jahre weiter, auch wenn sich der Aufwand ändert. Ein Beschluss „bis auf Weiteres“ sollte regelmäßig geprüft werden.
Ein Beirat, der gern arbeitet, spart der Gemeinschaft Geld
Ein motivierter Beirat findet Fehler, bevor sie teuer werden. Damit das gelingt, braucht er eine Verwaltung, die Unterlagen pünktlich und geordnet liefert. GOTTSCHLING Immobilien arbeitet mit den Verbandsmustern des VDIV NRW – auch für Beschlüsse zu Beiratspauschale und Versicherung.
Rund 4.000 Einheiten, 17 Mitarbeiter, eigener Hausmeisterservice. Was die WEG-Verwaltung in Gelsenkirchen kostet, zeigt der Preisrechner für die WEG-Verwaltung: 24 € netto je Einheit und Monat, 5 € je Stellplatz, zzgl. USt. Alle Preise im Überblick finden Sie unter Kosten der Hausverwaltung in Gelsenkirchen. Das Angebot kommt automatisch per E-Mail und gilt drei Monate.
4,8★★★★★Sehr gut bei ProvenExpertüber 300 Bewertungen · 100 % Empfehlungen · Freundlichkeit 4,97Häufige Fragen
Darf der Verwaltungsbeirat eine Vergütung bekommen?
Ja, wenn die Eigentümer das beschließen. Üblich sind Auslagenersatz und eine maßvolle jährliche Aufwandspauschale. Eine echte Vergütung für Zeit und Arbeit ist ebenfalls möglich, kostet den Beirat aber die Haftungserleichterung des § 29 Abs. 3 WEG.
Welche Mehrheit braucht der Beschluss über die Aufwandsentschädigung?
Die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen reicht. Der Punkt muss in der Einladung zur Versammlung angekündigt sein. Die Höhe muss angemessen sein, sonst ist der Beschluss anfechtbar.
Verliert der Beirat mit einer Pauschale seinen Haftungsschutz?
Bei reinem Auslagenersatz nicht. Bei einer bescheidenen Pauschale ist das rechtlich nicht abschließend geklärt. Überwiegend gilt sie als unschädlich, solange sie nur den Aufwand abdeckt. Wer sicher gehen will, kombiniert die Pauschale mit einer Vermögensschadenhaftpflicht.
Wer zahlt die Versicherung für den Beirat?
Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, wenn sie das beschließt. Die Prämie wird über das Hausgeld auf alle Eigentümer verteilt. Bei vermieteten Wohnungen ist dieser Anteil nicht auf Mieter umlagefähig.
Sind Beiratskosten auf den Mieter umlegbar?
Nein. Pauschale und Versicherung des Beirats sind Verwaltungskosten und gehören nicht zu den Betriebskosten nach § 2 BetrKV. Mehr dazu im Ratgeber Welcher Teil vom Hausgeld ist umlagefähig?.
Was deckt eine D&O-Versicherung für den WEG-Beirat ab?
Sie zahlt berechtigte Schadensersatzansprüche gegen Beiratsmitglieder bis zur Versicherungssumme und wehrt unberechtigte Ansprüche ab. Achten Sie darauf, dass grobe Fahrlässigkeit eingeschlossen ist. Vorsatz ist nie versichert.
Kann der Beirat die Pauschale selbst festlegen?
Nein. Über Geld der Gemeinschaft entscheiden die Eigentümer per Beschluss. Ein Beirat, der sich selbst eine Zahlung genehmigt, handelt ohne Befugnis und riskiert eine Rückforderung.
Fazit
Ein Beirat darf für seine Arbeit entschädigt werden – per Beschluss und in angemessener Höhe. Auslagenersatz und eine bescheidene Pauschale sind der sichere Weg. Eine Vermögensschadenhaftpflicht und die jährliche Entlastung schützen die Ehrenamtlichen zusätzlich. So finden Sie leichter gute Leute für den Beirat – und die prüfen dann auch gern genau.
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