Ratgeber
Nebenkostenabrechnung: Fristen für Vermieter
Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Kommt sie später, verlieren Sie jede Nachzahlung (§ 556 Abs. 3 BGB). Ein Guthaben des Mieters müssen Sie trotzdem auszahlen.
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Kurz gesagtFür das Kalenderjahr muss die Abrechnung bis 31. Dezember des Folgejahres zugehen; danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, Guthaben bleiben fällig.
Weihnachten, Jahresende – und die Abrechnung liegt noch im Ordner
Es ist Mitte Dezember. Die Belege vom Vorjahr liegen im Schuhkarton. Der Wasserversorger hat spät abgerechnet. Die Heizkostenfirma auch. Und jetzt merken Sie: Die Frist läuft in zwei Wochen ab.
Das passiert vielen privaten Vermietern. Und es ist teuer. Denn wer zu spät abrechnet, darf keine Nachzahlung mehr verlangen. Bei gestiegenen Kosten sind das schnell mehrere Hundert Euro je Wohnung.
In Gelsenkirchen kommt aktuell ein Sondereffekt dazu: Die Grundsteuer B für Wohngrundstücke ist von 696 % auf 980 % gestiegen. Das ist ein Plus von rund 41 %. Die Vorauszahlungen vieler Mieter reichen dafür nicht. Eine pünktliche Abrechnung ist jetzt besonders wichtig. Hintergründe im Ratgeber Grundsteuer in Gelsenkirchen.
Nebenkostenabrechnung: Frist von zwölf Monaten
Nach § 556 Abs. 3 BGB gilt:
- Sie rechnen einmal jährlich ab. Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate lang sein.
- Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.
- Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen.
Beispiel: Ihr Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr. Für Januar bis Dezember muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember des Folgejahres im Briefkasten des Mieters sein. Nicht abgeschickt – angekommen.
Es zählt der Zugang. Schicken Sie die Abrechnung darum mit Nachweis, etwa per Bote. Ein Einwurf am 31. Dezember am späten Abend kann schon zu spät sein.
Ausnahme: Sie können nichts für die Verspätung
Es gibt eine Ausnahme. Haben Sie die Verspätung nicht zu vertreten, dürfen Sie noch nachfordern. Die Hürde ist aber hoch.
- Ein Versorger rechnet nachweislich verspätet ab – und Sie haben rechtzeitig nachgehakt.
- Ein Grundsteuerbescheid ändert sich rückwirkend.
Wichtig: Fehler oder Verspätungen Ihrer Hausverwaltung oder Ihres Abrechnungsdienstes gehen zu Ihren Lasten. Auch die Verzögerung der WEG-Jahresabrechnung entschuldigt Sie meist nicht. Rechnen Sie dann mit vorläufigen Werten und korrigieren Sie später.
Fällt der Grund weg, müssen Sie innerhalb von etwa drei Monaten abrechnen.
Fristen für den Mieter
Auch der Mieter hat Fristen:
- Einwendungen: spätestens bis zum Ende des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind Einwände ausgeschlossen. Ausnahme: Der Mieter kann nichts für die Verspätung.
- Prüfzeit und Belegeinsicht: Der Mieter darf die Belege einsehen. Bis dahin kann er die Nachzahlung zurückhalten. Für die Prüfung gilt in der Praxis rund ein Monat als angemessen.
- Nachzahlung: fällig nach angemessener Prüfzeit. Zahlt er nicht, gerät er in Verzug.
Ein Guthaben müssen Sie zügig auszahlen. Auch nach Ablauf Ihrer Frist bleibt der Anspruch des Mieters bestehen.
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Kostenlos und unverbindlich · Termine vor Ort in GelsenkirchenWeitere Fristen rund um die Abrechnung
Vorauszahlungen anpassen
Nach einer Abrechnung dürfen Sie die Vorauszahlungen angemessen anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Das geht per Erklärung in Textform. Bei steigender Grundsteuer in Gelsenkirchen ist das sinnvoll. So vermeiden Sie hohe Nachzahlungen im nächsten Jahr.
Verjährung
Eine fristgerechte Nachforderung verjährt nach drei Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist (§§ 195, 199 BGB).
Heizkosten
Die Heizkostenverordnung verlangt eine Abrechnung nach Verbrauch. Ohne Verbrauchserfassung darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV). Bei fehlenden fernablesbaren Geräten oder fehlender monatlicher Verbrauchsinformation sind es je 3 %. Für ältere Geräte gilt eine gesetzliche Nachrüstfrist (§ 5 HeizkostenV) – mehr dazu im Ratgeber Fernablesbare Zähler.
Inhalt: Was eine wirksame Abrechnung braucht
Eine Abrechnung kann pünktlich sein und trotzdem formell unwirksam. Dann zählt sie nicht. Mindestens diese Angaben müssen hinein:
- Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart
- Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel
- Berechnung des Anteils des Mieters
- Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
Bei vermieteten Eigentumswohnungen dürfen nur umlagefähige Kosten aus der WEG-Abrechnung in die Mieterabrechnung. Welche das sind, erklärt der Ratgeber Umlagefähige Betriebskosten. Den Unterschied zum Hausgeld zeigt Welcher Teil vom Hausgeld ist umlagefähig? Den Begriff selbst erklärt das Lexikon zur Nebenkostenabrechnung.
Fristen sicher einhalten – ohne Schuhkarton
Viele Vermieter geben die Abrechnung ab, sobald sie einmal eine Frist verpasst haben. Das muss nicht sein. Die Nebenkostenabrechnung von GOTTSCHLING Immobilien sammelt die Belege, prüft die Umlagefähigkeit und verteilt die Kosten korrekt.
In der Mietverwaltung ist die jährliche Abrechnung fester Bestandteil. Dazu kommen Mieteinzug und die Betreuung der Instandhaltung. Zusatzleistungen stehen transparent im Preisverzeichnis zum Vertrag. Der Preis: ab 24 € netto je Einheit im Monat. Rechnen Sie es für Ihr Haus im Preisrechner aus. Das Angebot kommt automatisch per E-Mail.
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Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Bei einem Abrechnungsjahr von Januar bis Dezember also bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Absenden.
Nebenkostenabrechnung: Frist verpasst – was passiert?
Dann dürfen Sie keine Nachzahlung mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 BGB). Das gilt nur nicht, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie trotzdem auszahlen.
Zählt eine Verspätung der WEG-Abrechnung als Entschuldigung?
In der Regel nicht. Der BGH sieht den Vermieter in der Pflicht, auch ohne beschlossene WEG-Jahresabrechnung abzurechnen. Nutzen Sie die vorhandenen Belege und Werte. Bei einer Eigentumswohnung in Gelsenkirchen sollten Sie die WEG-Verwaltung früh nach den Zahlen fragen.
Wie lange hat der Mieter Zeit, Einwände zu erheben?
Bis zum Ende des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung. Danach sind Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Belegeinsicht kann er jederzeit in dieser Zeit verlangen.
Wann muss der Mieter die Nachzahlung leisten?
Nach Zugang der Abrechnung und einer angemessenen Prüfzeit, in der Praxis meist rund ein Monat. Verlangt der Mieter Belegeinsicht, kann er bis dahin zurückhalten. Danach gerät er in Verzug, wenn er nicht zahlt.
Darf ich nach der Abrechnung die Vorauszahlungen erhöhen?
Ja. Nach einer Abrechnung können Sie die Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Teilen Sie das in Textform mit. Bei der deutlich gestiegenen Grundsteuer in Gelsenkirchen ist eine Anpassung oft sinnvoll.
Darf ich die gestiegene Grundsteuer in Gelsenkirchen umlegen?
Ja, wenn der Mietvertrag die Umlage der Betriebskosten vorsieht. Die Grundsteuer ist umlagefähig (§ 2 Nr. 1 BetrKV). Der neue einheitliche Hebesatz von 980 % gilt rückwirkend ab Jahresbeginn. Er fließt in die Abrechnung des Jahres ein, für das der neue Bescheid gilt.
Was kostet es, die Nebenkostenabrechnung erstellen zu lassen?
In der Mietverwaltung von GOTTSCHLING Immobilien ist die jährliche Nebenkostenabrechnung enthalten. Die Verwaltung kostet ab 24 € netto je Einheit und Monat. Ihren genauen Preis sehen Sie sofort im Preisrechner.
Fazit
Bei der Nebenkostenabrechnung zählt eine Frist mehr als alle anderen: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Kommt die Abrechnung später, ist die Nachzahlung verloren. Ausnahmen gibt es nur, wenn Sie nichts für die Verspätung können. Achten Sie auf Zugang, formelle Mindestangaben und die Rechte des Mieters. In Gelsenkirchen lohnt wegen der höheren Grundsteuer auch ein Blick auf die Vorauszahlungen.
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