Ratgeber
WEG-Verwalter: Aufgaben und Pflichten
Der WEG-Verwalter führt die Beschlüsse der Eigentümer aus, verwaltet das Geld der Gemeinschaft und vertritt sie nach außen. Er beruft die Eigentümerversammlung ein, erstellt Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht und kümmert sich um die Erhaltung des Gebäudes. Unten finden Sie alle Aufgaben des WEG-Verwalters mit Paragraf – und die Warnsignale, wenn er sie nicht erfüllt.
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- rund 4.000 verwaltete Einheiten
- Zertifizierter Verwalter § 26a WEG
- Mitglied im VDIV NRW
Kurz gesagtDer WEG-Verwalter setzt Beschlüsse um, beruft jährlich die Versammlung ein, erstellt Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, verwaltet das Gemeinschaftskonto und vertritt die Eigentümergemeinschaft nach außen (§§ 9b, 24, 27, 28 WEG).
Wer macht hier eigentlich was?
Das Dach tropft. Die Abrechnung fehlt. Auf Ihre E-Mail kommt keine Antwort. Spätestens jetzt fragen Sie sich: Was muss der Verwalter eigentlich tun?
Die Antwort steht im Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Seit der WEG-Reform gilt eine klare Rollenverteilung:
- Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist zuständig für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums (§ 18 Abs. 1 WEG).
- Die Eigentümer entscheiden in der Versammlung per Beschluss.
- Der Verwalter ist das ausführende Organ. Er setzt um, was beschlossen wurde, und vertritt die Gemeinschaft nach außen (§ 9b WEG).
Einfach gesagt: Die Eigentümer sind der Chef. Der Verwalter ist der Geschäftsführer. Er handelt nicht für sich, sondern immer für die Gemeinschaft. Jeder Eigentümer hat außerdem einen Anspruch auf ordnungsmäßige WEG-Verwaltung (§ 18 Abs. 2 WEG).
Die Pflichtaufgaben aus dem Gesetz
Diese Aufgaben hat jeder WEG-Verwalter. Sie stehen im Gesetz und lassen sich nicht wegverhandeln.
- Eigentümerversammlung einberufen: mindestens einmal im Jahr, in Textform, mit mindestens drei Wochen Frist (§ 24 Abs. 1 und 4 WEG). Mehr dazu im Ratgeber Einladung und Fristen.
- Protokoll und Beschlusssammlung: Über jede Versammlung entsteht eine Niederschrift (§ 24 Abs. 6 WEG). Jeder Beschluss kommt unverzüglich in die Beschlusssammlung (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG).
- Wirtschaftsplan: Für jedes Kalenderjahr stellt der Verwalter einen Plan auf. Er ist die Grundlage für das Hausgeld (§ 28 Abs. 1 WEG).
- Jahresabrechnung: Nach Ablauf des Jahres rechnet er ab (§ 28 Abs. 2 WEG). Die Eigentümer beschließen dann über Nachzahlungen oder Erstattungen.
- Vermögensbericht: Er zeigt den Stand der Rücklagen und das wesentliche Vermögen der Gemeinschaft. Jeder Eigentümer bekommt ihn (§ 28 Abs. 4 WEG).
- Beschlüsse umsetzen: Was die Versammlung beschließt, muss der Verwalter ausführen. Zügig und vollständig.
- Vertretung nach außen: Er schließt Verträge mit Handwerkern, Versicherern und Versorgern und vertritt die Gemeinschaft vor Gericht (§ 9b Abs. 1 WEG).
Was der Verwalter allein entscheiden darf
Nicht jede Kleinigkeit braucht einen Beschluss. Sonst würde nichts mehr laufen. § 27 Abs. 1 WEG erlaubt und verpflichtet den Verwalter, zwei Arten von Maßnahmen selbst zu treffen:
- Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung, die keine erheblichen Verpflichtungen auslösen. Beispiel: eine defekte Glühbirne im Treppenhaus oder ein klemmendes Türschloss.
- Dringende Maßnahmen, um eine Frist zu wahren oder einen Nachteil abzuwenden. Beispiel: Ein Rohrbruch am Wochenende. Hier darf und muss er sofort einen Notdienst beauftragen.
Was „untergeordnet“ ist, hängt von der Größe der Anlage ab. In einem Haus mit 6 Wohnungen ist das weniger als in einer Anlage mit 80 Einheiten. Deshalb lohnt sich ein klarer Beschluss mit Wertgrenzen. Die Eigentümer können die Befugnisse des Verwalters erweitern oder einschränken (§ 27 Abs. 2 WEG). Eine Vorlage dafür finden Sie im Musterbeschluss Wertgrenze für Aufträge.
Ihr Vorteil: Mit einer Wertgrenze weiß jeder, wo der Verwalter allein handeln darf. Das spart Streit und Zeit.
Das Geld der Gemeinschaft
Hier entsteht der meiste Ärger – und das größte Risiko. Der Verwalter zieht das Hausgeld ein, bezahlt Rechnungen und verwaltet die Erhaltungsrücklage. Seine Aufgaben im Überblick:
- Hausgeld nach dem beschlossenen Wirtschaftsplan einziehen
- säumige Eigentümer mahnen und Rückstände verfolgen
- Rechnungen prüfen und pünktlich bezahlen
- die Erhaltungsrücklage getrennt ausweisen
- alle Belege geordnet aufbewahren
Wichtig für Ihre Sicherheit: Das Geld gehört der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter. Es gehört auf ein Konto, das auf den Namen der Gemeinschaft läuft. Vermischt ein Verwalter Gemeinschaftsgeld mit eigenem Geld, ist das ein schwerer Pflichtverstoß. Wie Sie Ihr Geld absichern, lesen Sie im Ratgeber Verwalter insolvent.
Jeder Eigentümer darf die Verwaltungsunterlagen einsehen (§ 18 Abs. 4 WEG). Dazu gehören Kontoauszüge, Rechnungen und Verträge.
Erhaltung, Versicherung und Technik
Ein Gebäude altert jeden Tag. In Gelsenkirchen ist ein großer Teil der Häuser vor Jahrzehnten gebaut worden. Dach, Fassade, Leitungen und Heizung brauchen deshalb Aufmerksamkeit. Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehören laut § 19 Abs. 2 WEG unter anderem:
- die Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums (Nr. 2)
- eine angemessene Versicherung zum Neuwert und eine Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht (Nr. 3)
- eine angemessene Erhaltungsrücklage (Nr. 4)
- eine Hausordnung (Nr. 1)
Der Verwalter erkennt Schäden, holt Angebote ein, bereitet Beschlüsse vor und überwacht die Handwerker. Er sorgt auch dafür, dass Wartungen laufen, etwa für Heizung, Aufzug oder Rauchwarnmelder, wenn die Gemeinschaft das beschlossen hat.
GOTTSCHLING Immobilien hat dafür einen eigenen Hausmeisterservice. Ihr Vorteil: kurze Wege bei kleinen Schäden und regelmäßige Kontrollen. Mehr dazu auf der Seite Hausmeisterservice in Gelsenkirchen.
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Kostenlos und unverbindlich · Termine vor Ort in GelsenkirchenWas nicht zu den Aufgaben gehört
Viele Eigentümer erwarten vom WEG-Verwalter mehr, als seine Aufgaben hergeben. Das führt zu Frust auf beiden Seiten. Diese Dinge gehören nicht zu seinen Pflichten:
- Ihre vermietete Wohnung: Mietvertrag, Mieterhöhung oder Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter macht der WEG-Verwalter nicht. Dafür gibt es die Sondereigentumsverwaltung.
- Schäden in Ihrer Wohnung, die nur Ihr Sondereigentum betreffen, etwa Ihr Bodenbelag oder Ihre Küche.
- Rechtsberatung für einzelne Eigentümer.
- Nachbarstreit schlichten, solange keine Gemeinschaftsinteressen berührt sind.
Was genau zusätzlich vereinbart ist, steht im Verwaltervertrag. Prüfen Sie ihn in Ruhe. Eine Erklärung finden Sie unter Der WEG-Verwaltervertrag einfach erklärt.
Zertifizierung: Ihr Anspruch auf Fachwissen
Jede Eigentümergemeinschaft hat Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Zertifiziert ist, wer vor der IHK nachgewiesen hat, dass er die nötigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse hat (§ 26a WEG). Eine Ausnahme gilt nur für sehr kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Einheiten, wenn ein Eigentümer selbst Verwalter ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt.
GOTTSCHLING Immobilien ist zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG und Mitglied im VDIV NRW, dem Verband der Immobilienverwalter. Mehr dazu auf der Seite Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG.
Woran Sie Pflichtverletzungen erkennen
Ein guter Verwalter fällt kaum auf. Ein schlechter fällt ständig auf. Diese Warnsignale sollten Sie ernst nehmen:
- Die Jahresabrechnung kommt sehr spät oder gar nicht – siehe Verwalter macht keine Abrechnung.
- Es gibt keine jährliche Versammlung – siehe Verwalter beruft keine Versammlung ein.
- Beschlüsse bleiben liegen – siehe Verwalter setzt Beschluss nicht um.
- Sie bekommen keine Einsicht in Unterlagen oder keine Antwort.
Die gute Nachricht: Sie müssen das nicht aushalten. Die Gemeinschaft kann ihren Verwalter jederzeit abberufen (§ 26 Abs. 3 WEG). Wie das geht, zeigt der Ratgeber WEG-Verwalter abberufen. Den kompletten Ablauf finden Sie unter Verwalterwechsel in 5 Schritten.
Was eine neue Verwaltung kostet, sehen Sie sofort im Preisrechner: 24 € netto je Einheit und Monat, 5 € netto je Stellplatz, zzgl. USt. Das Angebot kommt automatisch per E-Mail, danach folgt der Vertragsentwurf.
4,8★★★★★Sehr gut bei ProvenExpertüber 300 Bewertungen · 100 % Empfehlungen · Freundlichkeit 4,97Häufige Fragen
Welche Aufgaben hat ein WEG-Verwalter nach dem Gesetz?
Der WEG-Verwalter beruft die Eigentümerversammlung ein, führt Protokoll und Beschlusssammlung und setzt Beschlüsse um. Er erstellt Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht (§ 28 WEG). Außerdem vertritt er die Gemeinschaft nach außen (§ 9b WEG) und trifft kleine sowie dringende Maßnahmen selbst (§ 27 WEG).
Darf der WEG-Verwalter Handwerker ohne Beschluss beauftragen?
Ja, aber nur bei Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung, die keine erheblichen Verpflichtungen auslösen, und in dringenden Fällen (§ 27 Abs. 1 WEG). Bei einem Wasserrohrbruch muss er sogar sofort handeln. Größere Aufträge brauchen einen Beschluss der Eigentümer. Mit einer beschlossenen Wertgrenze ist klar geregelt, was der Verwalter allein darf.
Muss der WEG-Verwalter die Nebenkostenabrechnung für meinen Mieter machen?
Nein. Der WEG-Verwalter erstellt die Jahresabrechnung für die Gemeinschaft. Die Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter ist Ihre Aufgabe als Vermieter. Sie können sie an eine Sondereigentumsverwaltung abgeben. GOTTSCHLING Immobilien bietet das dort an, wo das Team auch WEG-Verwalter ist.
Wie oft muss der Verwalter eine Eigentümerversammlung machen?
Mindestens einmal im Jahr (§ 24 Abs. 1 WEG). Zusätzlich muss er einladen, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer das in Textform mit Zweck und Gründen verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG). Die Einladung muss mindestens drei Wochen vorher zugehen.
Haftet der WEG-Verwalter für Fehler?
Ja. Verletzt der Verwalter seine Pflichten und entsteht der Gemeinschaft dadurch ein Schaden, kann sie Schadensersatz verlangen. Beispiele sind verpasste Fristen, nicht verfolgte Hausgeldrückstände oder liegengebliebene Reparaturen mit Folgeschäden. Ansprüche macht die Gemeinschaft geltend, nicht der einzelne Eigentümer.
Muss ein WEG-Verwalter zertifiziert sein?
Jede Gemeinschaft hat Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG. Die einzige Ausnahme betrifft Gemeinschaften mit weniger als neun Einheiten, in denen ein Eigentümer selbst verwaltet. Fragen Sie bei Angeboten immer nach dem Nachweis.
Was kostet ein WEG-Verwalter in Gelsenkirchen?
Bei GOTTSCHLING Immobilien kostet die WEG-Verwaltung 24 € netto je Einheit und Monat und 5 € netto je Garage oder Stellplatz, jeweils zzgl. USt. Es gibt keine Staffel nach Objektgröße. Den genauen Preis für Ihre Gemeinschaft berechnen Sie sofort im Preisrechner.
Fazit
Der WEG-Verwalter ist der Geschäftsführer Ihrer Gemeinschaft. Er lädt jedes Jahr zur Versammlung ein, rechnet ab, verwaltet das Geld und setzt Beschlüsse um. Kleine und dringende Dinge erledigt er allein, alles Größere entscheiden die Eigentümer. Erfüllt Ihr Verwalter diese Pflichten nicht, können Sie ihn jederzeit abberufen. Mit dem Preisrechner sehen Sie sofort, was eine neue Verwaltung kostet.
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